Selbstmanagement: Wer sich gut organisiert, spart Zeit und Nerven. Und hat ein schöneres Leben.
Die Aktenstapel schwanken bedenklich. Ständig steht jemand in der Tür und will etwas wissen. Die Telefone klingeln unaufhörlich. Gute Freunde sieht man immer seltener. Und zu allem Überfluss weiß man gar nicht mehr, warum das alles ... Wem es so geht, der sollte mal sein Selbstmanagement überdenken.
"Wer sich gut selbst managt, hat einen roten Faden im Leben, gewinnt Stabilität und eine optimistischere Einstellung und er kommt auch mit Rückschlägen leichter zurecht", sagt Führungskräftecoach Norbert Struck. "Je höher die Führungsverantwortung, desto wichtiger ist ein gutes Selbstmanagement."
Dafür braucht man zum einen gute Rahmenbedingungen. "Wenn der Schreibtisch gleichzeitig eine Ablage ist, lenkt das unsere Aufmerksamkeit ab", erklärt Angela Schmitz, die ebenfalls als Trainerin Führungskräfte in ihrer Entwicklung unterstützt. "Vor einem sollte einfach nur die Aufgabe liegen, der man sich gleich widmen will. Sonst verzettelt man sich." Aufräumen heißt also die erste Devise. "Wenn Sie Ihr Büro neu ordnen wollen, nehmen Sie sich wöchentlich zwei bis drei Stunden ausschließlich dafür", rät sie. "Sehen Sie die Aufgabe als ein wichtiges Projekt." Und als solches brauche die Aufräumaktion auch einen Zielpunkt, etwa das nächste Monatsende. "Haben Sie das geschafft, werden sie schon einmal eine Riesenentlastung spüren", verspricht Schmitz.
Doch die Büroorganisation ist nur ein Anfang. Man braucht ein übergeordnetes Ziel. "Ich muss wissen wofür ich meine Anstrengungen einsetzen will, wenn ich mein Selbstmanagement in Angriff nehme", sagt die Führungskräftetrainerin. Denn wenn man keinen Nutzen sieht, mangelt es schnell an der nötigen Motivation. "Weniger Überstunden zu machen oder gesünder zu leben können zum Beispiel Ziele sein."
Für Norbert Struck besteht Selbstmanagement aus drei Elementen - der Analyse von Ist- und Soll-Zustand sowie der Frage: Wie überbrücke ich die Lücke dazwischen? "Um sich darüber klar zu werden, muss man aber auch mal raus aus dem Hamsterrad und der operativen Hektik", sagt er. "Das kann in einem Coaching passieren, aber auch in einem Kurzurlaub an der Nordsee. Das Wichtigste: Rein in die Reflexion!" Die investierte Zeit zahlt sich aus, meint Struck: "Wer sich nicht auf ein Ziel fokussiert, dem passieren Fehler - und die wieder auszubügeln kostet auch eine Menge Zeit."
Seine Tipps:
- Unterscheiden Sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und ermitteln Sie in einer Abc-Analyse, was welche Priorität hat.
- Richten Sie sich Sperrzeiten ein, in denen Sie störungsfrei Ihre A-Prioritäten erledigen.
- Finden Sie Ihren eigenen Biorhythmus und nehmen Sie die wichtigsten Aufgaben in Angriff, wenn Sie besonders leistungsfähig sind.
- Stellen Sie Arbeitsblöcke zusammen, in denen Sie ähnliche kleine Aufgaben zusammenfassen, zum Beispiel Telefonate führen oder E-Mails beantworten.
- Planen Sie Pausen ein, in denen Sie abschalten. Niemand kann acht Stunden oder mehr am Stück Höchstleistung bringen. Nach einer Pause arbeiten Sie umso leistungsstärker - und sparen die "verlorene" Zeit leicht wieder ein.
Dass viele Führungskräfte ein besseres Selbstmanagement brauchen, liegt für Angela Schmitz auf der Hand: "Viele überfordern sich und sind am Limit", so ihre Erfahrung. Sie säßen in schlecht vorbereiteten, zu langen Meetings oder würden durch eine übertriebene Kultur der offenen Tür ständig am konzentrierten Arbeiten gehindert. "Nicht zuletzt muss man auch an seinen Glaubenssätzen arbeiten", findet Trainerin Schmitz. Sie heißen zum Beispiel: "Das geht doch nicht!" Oder: "Ich muss das tun, sonst zeige ich Schwäche!" Solche Dogmen müsse man aufbrechen und Alternativen finden.
Lesen Sie nächstes Wochenende: Teil 12 - Der Chef als Coach