Vorgesetzte delegieren Arbeit. Doch wer ist der Richtige für einen Job? Und welche Aufgaben darf man abgeben?

"Delegieren ist die zentrale Aufgabe einer Führungskraft", sagt Christiane Beschorner, Trainerin und Beraterin beim Lucas Consulting Team. "Schließlich sind die Ziele ihres Bereichs so formuliert, dass die Führungskraft sie gar nicht alleine erreichen kann." Wem es schwerfällt zu delegieren, der hat also ein Problem. Und das ist nicht nur der Stress, der ihm daraus erwächst, zu viel selbst erledigen zu müssen. Doch wie kommt es dazu, dass Schwierigkeiten entstehen? Fehlen die richtigen Mitarbeiter im Team? Hat man Angst vor Machtverlust, wenn andere die Lorbeeren einheimsen?

Dem Grund dafür sollte man so schnell wie möglich auf den Grund gehen - und ihn abstellen. "Manchmal liegt es einfach auch daran, dass sich eine Führungskraft nicht genügend Zeit für die Vorbereitung des Delegierens nimmt", weiß Trainerin Beschorner. "Denn auch das Delegieren selbst ist Arbeit." Warum? Weil man nur an den für die jeweilige Aufgabe richtigen Mitarbeiter delegieren sollte - und dafür muss man über die Qualitäten jedes einzelnen Teammitglieds Bescheid wissen. Dann fördert man sein Team sogar durch die Delegation. "Wenn ich mit der Aufgabe das Kompetenzprofil des Mitarbeiters treffe, dann ist das gleichzeitig eine hervorragende Motivation und Entwicklungsmöglichkeit für ihn", sagt Christiane Beschorner.

"Wenn ich die Hard und Soft Skills eines Mitarbeiters kenne und weiß, wie er geprägt ist, kann ich meinen Führungsstil darauf einstellen", betont Jörg Krüger, Geschäftsführer von Akra Management Consulting. "Manche Leute führt man besser in kleinen Schritten an neue Aufgaben heran, andere kommen besser zurecht, wenn man ihnen viele Freiheiten lässt." Am besten ließen sich "geschlossene Arbeitspakete" delegieren, findet Krüger. "Zum Beispiel die Organisation eines Projekts oder die Teamführung zur Lösung einer Aufgabe." Von der Führungskraft fordert das eine Menge Souveränität. Man müsse die Bereitschaft haben, Menschen in die Lage zu versetzen, erfolgreich zu sein, sagt Geschäftsführer Jörg Krüger. "Menschen, die - gerade im IT-Bereich - oft mehr Fachwissen haben als ihr Vorgesetzter." Die Führungskraft habe die Aufgabe, die Rahmenbedingungen zu schaffen, damit der mit der Aufgabe betraute Mitarbeiter diese gut erledigen könne. "So muss sie zum Beispiel dafür sorgen, dass die Arbeitsmittel da sind, das Budget ausreicht und die zur Unterstützung notwendigen Kollegen verfügbar sind."

Auf gar keinen Fall delegieren dürfe man wichtige Führungsaufgaben, warnt Trainerin Beschorner vom Lucas Consulting Team. Dazu gehöre zum Beispiel, Mitarbeiter fortwährende Konflikte mit anderen Abteilungen klären zu lassen oder sie allein in Besprechungen mit dem höheren Vorgesetzten zu schicken. "Ausgenommen, das hat einen fachlichen Grund", hebt Beschorner hervor. "Aber sonst kann das schnell einen Autoritätsverlust mit sich bringen", warnt sie.

Doch was, wenn der Mitarbeiter die delegierte Aufgabe ablehnt? "Sprechen Sie mit ihm, fragen Sie nach Gründen", rät Jörg Krüger. Vielleicht müssen die Zielvereinbarungen umformuliert werden, vielleicht fühlt der Mitarbeiter sich gestresst, vielleicht auch nicht qualifiziert genug. "Es kann auch mal sein, dass jemand eingeschnappt ist, weil er bei einer anderen Aufgabe nicht berücksichtigt wurde", ergänzt Christiane Beschorner.

Die Verantwortung für die Aufgabe bleibt trotz Delegation natürlich beim Chef. Der Mitarbeiter muss sich allerdings sofort bei ihm melden, wenn Probleme absehbar sind, die den Ablauf behindern könnten. Scheitert ein delegiertes Projekt, "dann ist oft der Vorgesetzte seiner Führungsverantwortung nicht nachgekommen", hat Beschorner festgestellt. "Zum Beispiel weil er die Zwischenergebnisse nicht kontrolliert hat oder Unstimmigkeiten im Team nicht gesehen hat.

"Doch der häufigste Grund für einen Misserfolg liegt immer noch darin, dass Ziele nicht deutlich genug formuliert wurden und der Mitarbeiter gar nicht genau weiß, was seine Führungskraft eigentlich von ihm will."

Lesen Sie nächstes Wochenende: Teil 8 - Beurteilungsgespräche führen