Veranstaltungskaufleute brauchen gute Ideen, Organisationstalent – und bisweilen auch starke Nerven

Von Konzerten, Kundenevents und Kongressen über Messen und Ausstellungen bis hin zu Festivals, Theatertagen und Sportveranstaltungen: In Hamburg ist das ganze Jahr immer richtig viel los – und das ist auch gut so! Events von A bis Z zu konzipieren, detailliert zu planen und zu organisieren ist Aufgabe der Veranstaltungskaufleute. „Ein toller, abwechslungsreicher und vor allem auch kreativer Beruf“, schwärmt Anna Niederhausen, Auszubildende in der Eventagentur Wilkenwerk in Hamburg. Am besten gefällt der 26-Jährigen an ihrem Job, dass sie unglaublich viel mit Menschen aus den verschiedensten Bereichen zu tun hat. Das können je nach Veranstaltungsart Künstler, Grafiker, Musiker, Techniker, Messe- und Bühnenbauer, aber auch Behörden, Reiseveranstalter, Werber und Sponsoren sein. Damit am Ende alles reibungslos über die Bühne geht und alle Beteiligten rundum zufrieden sind, müssen die Veranstaltungskaufleute nicht nur die Fäden zusammenhalten, sondern auch Kosten und Termine stets im Blick haben: „Man sollte keine Scheu vor dem Umgang mit Zahlen und Kalkulationen haben“, so die Erfahrung von Anna.

Nach ihrem Abitur war sie zunächst ein Jahr als Au-pair in England, wo sie unter anderem auch im Service gejobbt hat. „Da habe ich festgestellt, dass ich gern im Dienstleistungsbereich arbeite“, erinnert sie sich. Ihr Studium der Volkswirtschaft, das sie nach ihrem Auslandsaufenthalt begann, brach sie nach vier Semestern wieder ab. Der Grund: zu viel Theoerie und mangelnder Praxisbezug! Also mischte sie die Karten neu – und schaffte vor allem aufgrund ihrer Erfahrung im Gastro- und Hotelbereich den Einstieg bei Wilkenwerk. „Junge Leute wie Anna, die schon gejobbt oder Praktika im Dienstleistungsbereich gemacht haben, bringen ideale Voraussetzungen für eine Ausbildung mit. Schulabgänger ohne Praxiserfahrung hingegen haben es vergleichsweise schwer, einen Ausbildungsplatz zu finden“, weiß Daniela Wilken, geschäftsführende Gesellschafterin von Wilkenwerk. Wichtig ist ihr, dass Bewerber neben Praxiserfahrung, guten Deutsch- und MS-Office-Kenntnissen sowie Organisationstalent auch gute Nerven haben und belastbar sind. „Schließlich kann es immer mal wieder vorkommen, dass Veranstaltungskaufleute schnell passende Lösungen für unerwartete Probleme finden müssen. Außerdem sollten sie sich nicht zu schade dafür sein, auch mal selbst Hand mit anzulegen, wenn bei einer Veranstaltung etwas im Service nicht klappt oder der Aufbau ins Stocken gerät“, gibt die Branchenexpertin zu bedenken.

Gute Nerven und eine große Portion Organisationstalent waren von Anna gefordert, als sie zu Beginn dieses Jahres an der Organisation einer Mitarbeiterveranstaltung für etwa 1300 Leute auf dem Messegelände in Hannover mitwirkte. Da mussten Abläufe und Themen geplant, Referenten besorgt und Transfers gemanagt werden. Hinzu kamen Hotelbuchungen, die Auswahl der Raum- und Tischdeko und des Essens sowie die Bereitstellung der Technik. Als Live-Act stand abends die Band Right Said Fred auf der Bühne. „Am Ende war alles so, wie der Kunde und unser Team es sich vorgestellt haben. Das ist dann immer ein Gänsehautmoment, für den es sich lohnt, über Wochen und Monate hinweg alles zu geben“, berichtet die Auszubildende im zweiten Lehrjahr.

Die Arbeitszeiten der Veranstaltungskaufleute richten sich nach dem zu betreuenden Event: Die meisten Veranstaltungen finden abends oder am Wochenende statt – da gehen die Tage früh los und enden oftmals sehr spät. Dienstreisen können quer durch Deutschland oder auch mal ins Ausland führen. Anna wird demnächst nach Mallorca fliegen. Denn sie plant gerade eine Incentive-Reise für etwa 50 Personen auf die Baleareninsel. „Am Anfang einer jeden Veranstaltung steht immer ein umfassendes Konzept“, betont Anna. „Wenn das rund und abgesegnet ist, sollte eigentlich nichts mehr schiefgehen.“

Wer Events veranstaltet, der bildet meistens auch aus. Ausbildungsplätze gibt es zum Beispiel bei Catering-Unternehmen und Medienfirmen, bei Konzert-, Künstler- und Eventagenturen sowie Städten und Kommunen mit ihren Kulturbetrieben. Messe- und Ausstellungsgesellschaften sowie alle Organisationen, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen, bieten die Ausbildung ebenfalls an. „Wenn man in einer kleinere Firma lernt, hat man größere Chancen, in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt zu werden“, bemerkt Anna. Sie selbst möchte später mehr Verantwortung übernehmen und viele weitere Events organisieren. Um voranzukommen, muss sie sich ständig auf dem Laufenden halten und gesellschaftliche Trends verfolgen: im Internet in Event-Portalen oder Blogs zum Beispiel, in der Presse oder eben durch den Besuch von Veranstaltungen. „Wer Karriere im Event-Bereich machen will, sollte mit offenen Augen durch die Welt laufen“, sagt Anna. „Selbst bei einem winzigen Straßenkunst-Festival könnte man einen Künstler entdecken, der bald vielleicht die Massen bei einem Mega-Event verzaubert.“