Top im Job: Welche Aufgaben sind wichtig, welche überflüssig? Wer das erkennt, wird zufriedener

Viel zu viele Aufgaben auf dem Tisch - und dann kommt schon wieder der Kollege mit seinem "Kannst du nicht mal eben gucken, warum das Programm bei mir dauernd abstürzt?". Warum landet nur immer alles bei Ihnen? Vielleicht, weil Sie in dem ganzen Wirrwarr noch nicht erkannt haben, was das Wesentliche in Ihrem Job ist.

"Innere Klarheit ist Voraussetzung dafür, dass ich nach außen klar agieren und mich abgrenzen kann", sagt Business-Coach Belinda Villbrandt. Doch vielen überlasteten und unzufriedenen Berufstätigen sei nur bewusst, dass sich "irgendetwas" verändern muss - aber nicht, was konkret oder wie. Die Beraterin plädiert dafür, sich in so einer Situation erst einmal mit der Frage auseinanderzusetzen, was die Kernaufgaben des Berufs und der eigenen Position sind - und ob man sich überhaupt noch ausreichend mit diesen Aufgaben beschäftigt.

Wer den Eindruck hat, dass er sich verzettelt, sollte überlegen, welche Aufträge er ablehnen oder delegieren kann und welche eventuell ganz überflüssig sind. "Denn oft produziert man Dinge, die sich anschließend keiner mehr anschaut", sagt Villbrandt. "Reportings, Analysen, Statistiken - werden die wirklich alle gebraucht und gelesen?"

Wer sich mit der Frage nach dem Wesentlichen beschäftigt, muss den Mut haben, neue Wege zu gehen. "In vielen Köpfen steckt aber immer noch die Haltung: 'Das haben wir doch immer so gemacht'", sagt Belinda Villbrandt. "Auch wenn sich das heute keiner mehr offen zu sagen traut." Doch sind diese "historisch gewachsenen" Tätigkeiten wirklich noch relevant oder werden sie einfach nur nicht infrage gestellt?

Nach der Überlegung, welche Aufgaben man laut Stellenbeschreibung hat und welche zusätzlich erfüllt werden müssen, ist die Frage nach ihrem Sinn der folgende Schritt: Stützen sie überhaupt das Unternehmens-, Abteilungs- oder das eigene berufliche Ziel? Welche Aufgaben sind so wichtig, dass ohne sie womöglich die Erträge einbrechen würden oder weitreichende Fehler entstünden? Welche verschwenden eigentlich nur Zeit? So lernt man, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

Schritt drei wäre das Selbstmanagement: "Entschleunigen und Entwirren" beschreibt Villbrandt den Ansatz. Leitende Fragen sind: Wie strukturiere ich mich? Wie führe ich mich selbst? Wie organisiere ich meine Zeit und komme zügig zu einem Ergebnis? Bis auf Ausnahmen, etwa in der Industrieproduktion oder im Callcenter, wo die Beschäftigten kaum Einfluss auf die Gestaltung ihrer Arbeit haben, könne jeder Berufstätige von so einem Check-up profitieren, sagt die Beraterin.

Bei der Bestandsaufnahme bleiben sollte es dann allerdings nicht. "Anschließend geht es darum, im Rahmen der eigenen Verantwortung selbst Prioritäten zu setzen und mit seiner Führungskraft darüber zu sprechen", erklärt Belinda Villbrandt. Dass der Mitarbeiter damit nicht nur offene Türen einrennt, muss ihm klar sein. "Geduld und Durchhaltevermögen gehören dazu, wenn man etwas verändern will - und Mut. Schließlich verlässt man dabei seine Komfortzone", sagt die Beraterin.

Was für Irritationen sorgen kann: zum Beispiel bei dem nächsten Hilfesuchenden, der mit seinem Technikproblem vor einem steht. Den Kollegen abzuweisen sei keinesfalls egoistisch, betont Belinda Villbrandt. "Erstens kann man das auch auf eine nette Art machen, und zweitens sollte man die Bedürfnisse anderer nicht dauerhaft vor seine eigenen stellen." Die Belohnung dafür: Der Mitarbeiter wird von einem reinen Auftragsempfänger zum Gestalter seiner Arbeit.