30.11.12

Top im Job

Business-Etikette: Lieber Kunde, frohe Weihnachten!

Geschäftspost zu den Feiertagen kommt besser an, wenn sie persönlich und individuell ist. Auf was Unternehmen achten müssen.

Von Andrea Pawlik

Alle Jahre wieder: Im Dezember trudelt in unzähligen Firmen die Weihnachtspost ein. Für viele Absender offenbar nur eine lästige Pflichtübung: "Karten von der Stange mit vorgedruckten Texten und eingescannter Unterschrift sieht man oft genug", sagt Susanne Pflaumbaum, Stil-Beraterin und Expertin für Business-Etikette in Hamburg. "Doch mit solchen Standardschreiben fällt der Absender nicht auf - und wenn, höchstens negativ", sagt sie. "Mit dieser Außendarstellung hinterlasse ich den Eindruck, dass mir meine Kunden nicht wichtig sind. Dann sollte ich überlegen, ob ich überhaupt eine Weihnachtkarte schreiben möchte."

Ihr Tipp: "Versuchen Sie einmal, sich in den Geschäftspartner oder Kunden hineinzudenken. Denn Weihnachtspost sollte persönlich sein und beim anderen etwas auslösen, egal ob privat oder im Berufsleben." Starre Regeln, wie Weihnachtskarten im Business auszusehen haben, möchte Susanne Pflaumbaum darum auch nicht aufstellen. "Mit Herz und Verstand" sollten Verfasser darangehen. "Der Empfänger muss merken: Der Weihnachtsgruß ist wirklich für mich."

"Nehmen Sie eine geschmackvoll gestaltete Karte mit Briefumschlag und schreiben Sie mit Füller ein paar individuelle Sätze hinein", sagt die Etikette-Expertin. Konkrete Geschäfte sollte die Karte aber nicht zum Inhalt haben: "Man schreibt also gerade nicht: Ich freue mich auf weitere Aufträge von Ihnen. Das ist Akquise. Eine Formulierung wie 'Ich freue mich auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit' im Anschluss an die Weihnachtsgrüße kommt besser an." Zur Not darf man sogar auf Karten mit Vordruck zurückgreifen - wenn man sie denn mit ein paar persönlichen Zeilen ergänzt.

Von tanzenden Rentieren als Kartenmotiv rät Pflaumbaum generell ab. Aber sie weist auch hier darauf hin, wie wichtig es ist, sich Gedanken über jeden Empfänger zu machen: "Wenn ich geschäftlich mit einem Kindergarten zu tun habe, kann eine witzige Karte schon wieder das Richtige sein."

Weihnachtsgrüße per E-Mail sind möglich, doch nicht besonders sinnvoll. "Sie werden gelesen - und gelöscht", sagt Pflaumbaum. "Karten dagegen werden in vielen Unternehmen noch immer an einem gut sichtbaren Platz aufgestellt und von vielen Mitarbeitern wahrgenommen." Dementsprechend sollte die Post nicht erst drei Tage vor dem Fest auf den Weg gebracht werden. "Mitte des Monats ist ein guter Zeitpunkt", sagt die Expertin.

Ein absolutes "geht gar nicht" gilt laut Susanne Pflaumbaum den Sammelmails: "'Sehr geehrter Kunde ...' - das macht einen richtig schlechten Eindruck." Faxe oder SMS seien noch unpersönlicher und darum auch keine Option für die Weihnachtskorrespondenz.

Mit einem handschriftlichen Brief - "auf Repräsentationspapier, ohne Bankdaten und Steuernummer" - hingegen kann der Absender punkten. "Das Schreiben sollte dann aber länger sein. Zwei Sätze in der Mitte einer A4-Seite, das sieht nicht gut aus." Dass auch der Brief- oder Kartenumschlag per Hand beschriftet wird, versteht sich fast von selbst. "Und wer es perfekt machen will, frankiert ihn mit einer Sondermarke."

Bedanken muss man sich für Weihnachtspost nicht. "Natürlich freut sich trotzdem jeder, wenn er zurückgegrüßt wird." Anlass kann Neujahr sein. Auch falls man jemanden bei der Weihnachtspost vergessen hat, ist der Jahreswechsel ein guter Anlass, Geschäftspartner mit ein paar Zeilen zu bedenken. Mitunter kann das sogar von Vorteil sein, sagt Susanne Pflaumbaum: "Dann geht man nicht in der Menge der Weihnachtskarten unter."