26.10.12

Interview

Akten haben noch immer nicht ausgedient

Personalabteilungen setzen zunehmend auf Datenbanken, um Belegschaft und Kosten zu erfassen. Doch auch das Sammeln per Hand gibt es noch.

Von Andrea Pawlik
Foto: tmn
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Immer mehr Firmen automatisieren ihr Berichtswesen. Aber auch die gute alte Personalakte kommt noch zum Einsatz

Mit Personalcontrolling und Kennzahlen machen Unternehmen ihre Belegschaft messbar, vergleichbar und planbar. Erfasst werden außer Mitarbeiterzahlen zum Beispiel Gehaltsstruktur, Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen und Weiterbildungen. Wie stark Personalabteilungen Business-Intelligence-Lösungen nutzen, hat die biMA-Studie Personalcontrolling der Unternehmensberatung Steria Mummert untersucht. Björn Zimmermann war der Studienleiter.

Hamburger Abendblatt: Herr Zimmermann, können Sie an einem Beispiel zeigen, was ein automatisiertes Berichtssystem im Personalwesen leisten kann?

Björn Zimmermann: Man kann damit zum Beispiel automatisch auswerten, ob bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. So kann man etwa für Teilzeitkräfte zu einem bestimmten Turnus, etwa am Monatsende, wenn tendenziell nach der Personalabrechnung die Daten geladen worden sind, automatisch einen Bericht erstellen lassen. Vorher wurde festgelegt, für wen im Unternehmen der Bericht von Belang ist, und wenn der Schwellenwert überschritten wird, gibt es eine Warnung per E-Mail oder am Bildschirm: "Achtung, Schwellenwert Teilzeitbeschäftigte ist überschritten worden!" Die Verantwortlichen können umgehend reagieren.

Was haben Sie mit der Studie herausgefunden? Wie gut sind die Personalabteilungen aufgestellt, wenn es ums Controlling geht?

Zimmermann: Es wird besser, das haben wir im Vergleich zur ersten biMA-Studie 2010 festgestellt. Besonders zwei Kernthemen möchte ich herausstellen, bei denen deutlich Verbesserung betrieben wurde: Das ist zum einen die Einführung einheitlicher, harmonisierter Kennzahlen in Unternehmen und zum anderen die verbesserte Darstellung der Ergebnisse. Zwar findet man immer noch viele Personalabteilungen, in denen "Excel-Weitwurf" betrieben wird. Aber nach und nach nimmt man sich anderer Instrumente an, um die Ergebnisse des Controllings darzustellen. Zum Beispiel einer Visualisierung per Dashboard (auch "Kennzahlen-Cockpit" genannt, die Red.).

Aber Gegenbeispiele gibt es bestimmt immer noch?

Zimmermann: Sicher. Mehr als acht von zehn Personalabteilungen beschaffen ihre Daten zumindest teilweise noch manuell anstatt über ein automatisiertes Personal-Berichtssystem mit einheitlichen Kennzahlen. Als Unternehmensberater bin ich zurzeit bei einem großen Handelsunternehmen mit sehr vielen Märkten im Einsatz, das jetzt beginnt, Personalcontrolling einzuführen. Sie können sich das so vorstellen, dass der Personalvorstand bislang bei den Marktleitern per E-Mail anfragen ließ, wie viele Teilzeitbeschäftigte sie im Monat August hatten, und sich Listen schicken ließ. In der Zentrale wurden die einzelnen Angaben dann mit der Hand zusammengetragen.

Welche Folgen hat so etwas für ein Unternehmen?

Zimmermann: Kernthema ist in dieser Frage immer wieder die Datenqualität, das heißt, dass man den eigenen, per Hand zusammengetragenen Zahlen misstraut. Außerdem bedeutet es natürlich einen hohen Zeitaufwand, wenn man sich auf das Einsammeln von Daten fokussieren muss. Dann hat man im Personalbereich weniger Zeit für Analysen und anspruchsvolle Tätigkeiten, die das Unternehmen weiterbringen. Und schließlich erschwert es die Personalplanung. Wenn schon das Fundament des Ganzen auf wackeligem Boden steht, dann kann man Personalplanung und -entwicklung auch nicht fundiert betreiben.

Woran hapert es in Unternehmen? Zimmermann:

Dass es grundsätzlich hapert, kann man nicht sagen. Wenn man von einer Skalierung in fünf Reifegrad-Stufen im Personalcontrolling ausgeht, dann erreichen die Unternehmen mit "drei" einen recht guten Durchschnitt in unserer Studie. Es variiert einfach nach der Unternehmensgröße. In Unternehmen mit mehr als 10 000 Mitarbeitern wird sehr viel getan, um den nächsten Reifegrad zu erreichen. Bei den typischen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es tendenziell ein geringerer Reifegrad. Nach Branchen gibt es allerdings wenig Unterschiede.

Ab welcher Firmengröße ist es sinnvoll, Personalcontrolling einzuführen?

Zimmermann: Unsere kleinsten Studienteilnehmer waren Unternehmen mit 300 Mitarbeitern. Dort ist Personalcontrolling definitiv schon sinnvoll. Über alle Größen hinweg sind es übrigens vor allem die Personalkosten, bei denen man sich Transparenz wünscht.

Was fordert das Controlling von den Personalreferenten?

Zimmermann: Eine gewisse Offenheit für aktuelle Technologien. Es gibt immer noch genügend Mitarbeiter, die sich zum Beispiel E-Mails ausdrucken. Wenn man dann einem nicht so aufgeschlossenen Personaler gegenübersteht, wünscht der sich vielleicht die Ergebnisse immer noch in den Postkorb - obwohl sie einfach online per Klick verfügbar sind. Andererseits werde ich von Personalern aber auch oft gefragt: Kann ich das auf mein iPad haben?

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