Perspektiven

Was macht eigentlich ein Professional Organizer?

Wenn Andrea Kaden in ein Unternehmen kommt, stellt sie zunächst drei Fragen: "Was ist Ihre Kernaufgabe? Was wollen Sie erreichen? Was hindert Sie daran?" Die 42-Jährige ist Professional Organizer. Das Ziel der Freiberuflerin ist es, "dem Kunden durch effizientere Organisation wieder Zeit und Raum für seine Kernaufgaben und seine Freizeit zu verschaffen". Nach Überzeugung von Andrea Kaden schlummern im Büro viele Chancen, Zeit und Geld zu sparen. "Viele Arbeitsprozesse lassen sich verbessern."

Die Geschäftsidee kam der Hamburgerin während ihrer Tätigkeit in unterschiedlichen Büros. "Ich dachte mir, wenn die Mitarbeiter besser organisiert wären, könnten sie effizienter arbeiten und wären seltener genervt." Seit Oktober bietet Kaden unter der Firmenbezeichnung Zeitgewinn-Hamburg ihre Dienste an. Was muss ein Professional Organizer können, um erfolgreich zu sein? Einige von ihnen haben Betriebswirtschaft studiert oder waren vorher als Unternehmensberater oder Sekretärin tätig. Die meisten sind Autodidakten, "die sich in die Materie eingearbeitet und ein Faible für Organisation haben", sagt Monika Finkbeiner, 2. Vorsitzende des Vereins Büroorganisation Büroordnung Netzwerk Deutschland (BooND). Schnelle Auffassungsgabe, analytisches Denken, Geduld und eine große Portion Motivationsfähigkeit seien erforderlich, wenn man Notaren, Journalisten oder Handwerksbetrieben helfen will, Ordnung in ihr Büro-Chaos zu kriegen.

Andrea Kaden hat viel Erfahrung gesammelt - insbesondere als Assistentin in verschiedenen Unternehmen und während eines Aufenthalts in Kanada. Dort hat sie bei Professional Organizern hospitiert. Hier hat sie auch gelernt, strukturiert vorzugehen. Der erste Schritt ist, Ordnung und Transparenz am Arbeitsplatz zu schaffen. Eine Ist-Analyse der Arbeitsabläufe im Büro hilft dabei.

"Oft müssen zuerst alle liegen gebliebenen Büroarbeiten erledigt werden." Es müsse aufgeräumt, ausgemistet und entsorgt werden. Kaden versucht ihre Kunden dazu zu bringen, sich von Dingen zu trennen und altbekannte Pfade zu verlassen. Sie nutzt für ihre Arbeit die Prinzipien von Kaizen, einem Managementstil, der in Japan entwickelt wurde und der auf kontinuierliche Verbesserung zielt. Es sei schön, die Befreiung der Menschen zu erleben, wenn endlich mal alles erledigt ist.