Informationen sollten in einer E-Mail so formuliert werden, dass das Relevante schnell und deutlich sichtbar wird.
Ich bedauere, dies schreiben zu müssen: Aber die E-Mail heute ist der perfekte Film des unhöflichen und nachlässigen Benehmens in Unternehmen. Da wird zum Beispiel per E-Mail eine Frage gestellt, es gibt aber keine Antwort. Oder es gibt eine Antwort von jemandem, der gar nicht gefragt wurde - nur weil die erste E-Mail einfach weitergeleitet wurde. Indiskret ist das!
Noch schlimmer sind Antworten, in denen man nach den Fragen suchen muss - denn es sind leider nicht die, die man gestellt hat. Überhaupt dieses Herumgerede, Pardon, Herumgeschreibe. Sind Ihnen auch schon die Sätze in der E-Mail aufgefallen, die mit dem Gedanken A anfangen und mittendrin und ohne Vermittlung zum Gedanken Z wechseln? Klar, zwischendurch wurde mal eben schnell telefoniert.
Und welche Worte und welche Wörter in E-Mails benutzt werden! Wer gut drauf ist, bemüht sich in der internen E-Mail um einen coolen und hippen Marketing-Stil. Wer einen schlechten Tag hat, befleißigt sich des Amts-Stils!
Garantiert nicht an erster Stelle in einer E-Mail steht die für Sie (!) relevante Information. Denn das würde bedeuten, der Schreiber müsste nachdenken und auswählen, müsste abwägen und sich entscheiden. Man komme mir nicht damit, das alles würde zu viel Zeit beanspruchen!
Informationen sollten in einer E-Mail so formuliert werden, dass das Relevante schnell und deutlich sichtbar wird. Das aber geht nicht - denn entweder ist man gut drauf, dann gibt es in der E-Mail eben lustiges Marketing, oder man ist nicht gut drauf, dann gibt es das Amt! E-Mail ist ja so geduldig ...
Der Ausweg aus dem Dilemma? Das Lob! Auf eine ideal geschriebene E-Mail reagieren Sie und heben das positiv hervor, was daran vorbildlich war! Die angemessene und konstruktive Antwort. Den einen Satz. Das Sachliche, das Relevante und wie Sie dieses weiter nutzen konnten. Die durchdachte Ordnung der Information - und gleich war Ihnen vieles eingängiger!
Erinnern Sie sich: E-Mail kann der perfekte Film des höflichen und aufmerksamen E-Mail-Flusses in Ihrem Unternehmen werden. Fangen Sie einfach an, denn E-Mail ist ja einfach!
Gerald Fründt (50) ist Trainer und Coach für die schriftliche Kommunikation, insbesondere für die E-Mail-Praxis.