Sie wollen einfach nur schnell auf eine E-Mail antworten, tackern ein paar Zeilen und drücken auf “Senden“. Da öffnet sich im Outlook ein neues Fenster. “Ihr Postfach hat die Größenbeschränkung überschritten.“

Genervt leeren Sie das Fach mit den gelöschten Objekten und drücken dann wieder auf "Senden" - vergeblich. Sie löschen also wahllos alle gesendeten Mails und dann wieder den Mülleimer und danach auch die gelöschten Elemente permanent. Jetzt können Sie Ihre Mail endlich absenden - und stellen fest, dass nun auch drei wichtige Mails an Kunden gelöscht sind, die Sie leider nicht ausgedruckt hatten, weil Sie das papierlose Büro ja eigentlich ganz cool finden ...

Eine halbe Stunde und 13 neue Mails mit diversen megabytegroßen pdf-, ppt- und jpg-Anhängen später blockiert Outlook wieder den Versand Ihrer Antworten. Sie rufen bei der IT-Abteilung an und bitten um Erweiterung Ihres E-Mail-Speichers, damit Sie arbeiten können. Klar geht das. Allerdings müssen Sie dafür ein Formular beantworten und vom Abteilungsleiter abzeichnen lassen, das Sie per E-Mail bekommen. Nur leider ist Ihre Mailbox ja voll und antworten können Sie auch nicht mehr.

Szenen des ganz normalen Wahnsinns in deutschen Büros. Ein Dauerbombardement von E-Mails legt das konzentrierte Arbeiten lahm. Die Datenflut führt zu Denkebbe. Eigentlich hilft nur eine Strategie wirklich weiter: E-Mails grundsätzlich nur einmal am Tag konzentriert abarbeiten.

Genau betrachtet sind zwei Drittel aller E-Mails überflüssiger Datenmüll. Sie verstopfen chronisch unsere Mailboxen und rauben uns die Arbeitszeit. Warum mailen manche Menschen jeden Schwachsinn an einen möglichst großen Verteiler weiter? Das kann man philosophisch erklären: Ich maile, also bin ich. Der englische Philosoph George Berkeley hat diese Erkenntnis vor rund 250 Jahren auf den Punkt gebracht: "Esse est percepi" - Sein heißt wahrgenommen werden. Haben Sie also Mut zum Löschen. Wenn es wirklich wichtig ist, spricht man persönlich oder am Telefon. Und falls Sie inzwischen vom mobilen Virus der Spezies Blackberry oder iPhone infiziert sind, empfehle ich Ihnen den Helm mit eingebauter Bluetooth-Kamera und Signalflagge. Dann müssen Sie gar nicht mehr vom Display Ihres Geräts aufsehen (zu sehen bei YouTube unter "Blackberry Helmet").