Der gute Tipp

E-Mails in den Griff kriegen

"Pling! Pling!" Schon wieder eine E-Mail. Bei diesem Geräusch greift Ihre Hand ganz fix zur Maus, stimmt's?

Da will ja eine neue Nachricht gelesen werden. So mancher erhält am Tag 100 E-Mails - oder noch mehr: Newsletter, Post von Freunden, Kollegen, Geschäftspartnern, Spam. Der Eingangsordner füllt sich, und Wichtiges verschwindet aus dem Blickfeld. Ersparen Sie sich diesen Stress.

Und zwar so:

- Richten Sie einen effektiven Spam-Filter ein.

- Löschen Sie überflüssige Abos. Was Sie sowieso nicht lesen, brauchen Sie auch nicht.

- Filtern Sie eingehende E-Mails. Sie werden automatisch in die richtigen Ordner sortiert.

- Schalten Sie die akustische und/oder optische Meldung über eingehende E-Mails aus.

- Bearbeiten Sie Ihre Post nur zwei- bis dreimal pro Tag . Legen Sie dafür Zeiten fest. Ausgenommen natürlich, Sie müssen E-Mails aus beruflichen Gründen zeitnah beantworten.

- Wenn Sie Ihre E-Mails bearbeiten, entscheiden Sie sofort : löschen, archivieren, in die Aufgabenliste aufnehmen oder beantworten. Wählen Sie für jede E-Mail eine Möglichkeit. Leeren Sie den Eingangs-Ordner komplett; lassen Sie keine Mails für später darin.

- Antworten Sie kurz und präzise.

- Formulieren Sie aussagefähige Betreffs : Oft reicht das schon als Information, zum Beispiel: "Terminbestätigung für den 20.5.2010".

- Für wiederkehrende Anfragen: Richten Sie sich eine Signatur mit Standardtext ein.

- Verteiler eingrenzen : Halten Sie die Liste der Empfänger klein.

Unsere Gastautorin Bettina Rohe ist Arbeitsplatz-Coach in Hamburg. Im Internet unter: www.brcoaching.de