Organisationstalent und ein kühler Kopf: Veranstaltungskaufleute müssen organisieren können und in hektischen Situationen den Überblick behalten.

Wiebke Braun hat bei der Hamburg Messe und Congress GmbH eine berufliche Heimat für ihre vielen Talente gefunden. Die hat die angehende Veranstaltungskauffrau erst im Frühjahr unter Beweis gestellt, als sie das Rahmenprogramm der HansePferd Hamburg organisierte, auf der alle zwei Jahre mehr als 450 Aussteller aus 20 Nationen ihr Angebot rund um den Pferdesport präsentieren. "Dabei habe ich gelernt, wie eine Hallenplanung mit unterschiedlichen Ausstellungsthemen wie dem ,Western-Ring' oder dem ,Rassen-Ring' funktioniert, und war selber für die Organisation der Stallboxen in der Halle zuständig."

Daneben forderten sie die kaufmännischen Aspekte des Berufs. Sie organisierte einzelne Programmpunkte wie das Ponyreiten oder betreute den Aufbau der Stände durch die Messebauer. "Oft buchen die Aussteller Mobiliar oder Technik aus unserem Hause dazu", sagt Wiebke. Der Termindruck vor so einer Veranstaltung sei enorm. "Am Ende bin ich wie alle anderen dafür verantwortlich, dass alles rechtzeitig zur Eröffnung fertig wird."

Wiebke ist eine von derzeit zehn Veranstaltungskaufleuten, die ihre Ausbildung bei der Hamburg Messe absolvieren. Jährlich kommen vier Neuzugänge hinzu. Neben Messegesellschaften, Kongresszentren, PR- und Eventagenturen sind die Allround-Talente begehrt bei Theater- und Konzertveranstaltern, Sportagenturen, Unternehmen für Veranstaltungstechnik, Catering-Firmenen oder Hotels mit eigenem Veranstaltungsbereich. "Hamburg hat sich zu einer Hochburg für verschiedene Kultur- und Sportveranstaltungen entwickelt. Hier werden Spezialisten benötigt, die diese Events kreativ und professionell planen und managen können", sagt Knut Böhrnsen, Sprecher der Bundesagentur für Arbeit .

+++"Conny" - Uetersens Ideenschmiede+++

In ihrer nächsten Ausbildungsstation nach der HansePferd kümmert sich die 23-Jährige um sogenannte "Gastveranstaltungen", bei denen die Hallen und Flächen an externe Veranstalter vermietet werden. "Die kommen schon mit einem kompletten Konzept, wir kümmern uns mit unserem Team auf Wunsch um den technischen Support oder das Catering."

Die Begeisterung für ihren Beruf packte Wiebke im Alter von 17 Jahren während eines Konzertbesuchs in der Lokhalle in ihrer Heimatstadt Göttingen. "Da sah ich das Team des Veranstalters mit Projektmappen, Headset und Handy, das sich gegenseitig die Stichworte für den nächsten Einsatz gab." Sie spürte vor allem die kollektive Euphorie des Teams. "Alle hatten lange auf das Event hingearbeitet und freuten sich, dass alles so reibungslos klappte", sagt Wiebke.

Auch in der PR-Agentur Powerkeks Kross Kommunikation geht nichts ohne professionelles Veranstaltungsmanagement. Agenturchefin Susanne Hasenbeck-Berg bespricht mit ihrem Team die Einzelheiten für den technischen Ablauf einer zweistündigen Preisverleihung "Shoestep of the Year" im Oktober im Auftrag eines großen Schuhfilialisten. Drei Minuten haben sie für die Begrüßung der Gäste durch Moderatorin Frauke Ludowig vorgesehen, danach folgt eine Minute Musik vom Band, zu der Models aus der Kulisse auf die Bühne tänzeln sollen. Auch die anschließende Preisverleihung - ausgezeichnet werden die besten Schuh-Fotostrecken in Frauenmagazinen - und Inszenierung der Überraschungsgäste haben die Profis bis ins Detail und auf die Sekunde getaktet, damit Musik, Licht und Moderation reibungslos ineinandergreifen.

+++"Halbe Sachen bringen mich auf die Palme"+++

"Mein Job ist es an dem Abend, den Ablauf im Blick zu haben", sagt Dennis Gröling, der seine Ausbildung bei einem niedersächsischen Konzertveranstalter gemacht hat. Während der dreijährigen Ausbildung hatte er sich neben der technischen Ablaufplanung vor allem im grafischen Bereich profiliert. "Ich habe von Beginn an Einladungskarten, Plakate und Programmhefte entworfen." Seiner Vielseitigkeit verdankt der 33-Jährige auch seinen heutigen Job in der Agentur, wie Susanne Hasenbeck-Berg betont: ".Für unser Team mit acht Mitarbeitern erfüllt er damit eine wichtige Schlüsselfunktion." Derzeit sucht sie dringend ein oder zwei Trainees mit abgeschlossenem Studium die sich im Bereich Veranstaltungsmanagement spezialisieren wollen.

Nach ihrem Studium der Kommunikationswissenschaft arbeitete Tina Jamatz zunächst in der PR-Abteilung eines großen Getränkeherstellers, für den die 27-Jährige die Feiern für das 20-jähre Firmenbestehen organisierte. "Von der Liveband über das Catering, die Floristik, die Lichttechnik bis zum Sektempfang und roten Teppich musste alles stimmen." Vieles sei "Learning by doing".

Ihr Gespür für die neusten Trends und "angesagtesten" Models bringt die Modedesignerin Christin Gormsen, 29, bei der Konzeption des "Shoestep"-Events ein. "Letztes Jahr haben wir einen Künstler von riesigen Schuhskulpturen aus Amerika und eine bekannte Schuhbuch-Autorin eingeladen." Auch dieses Jahr warten eine Reihe von Überraschungen auf die Gäste, sagt Hasenbeck-Berg: "Wichtig ist, dass die Leute etwas Neues lernen, das sie inspiriert und noch lange über die Veranstaltung sprechen."

+++Sich individuell bewerben+++

Die Anforderungen der Unternehmen an ihren Nachwuchs sind hoch. Neben abgeschlossener Hochschulreife sollten die Interessenten kreativ und gleichzeitig strukturiert denken können, dabei auch noch in hektischen Situationen die Ruhe bewahren. "Diese Eigenschaften in einer Person zu finden ist ein echter Glücksfall, denn wer kreativ ist, hat oft keinen Sinn fürs Detail und umgekehrt", sagt Hasenbeck-Berg.

Bei der Hamburg-Messe zählt daher vor allem der persönliche Eindruck der Bewerber. "Wir führen kein Assessment-Center durch, sondern machen uns ein Bild von der Persönlichkeit des Bewerbers in einem ausführlichen Gespräch", sagt Personalreferentin Andrea Miller. Die Vorauswahl erfolgt anhand der Bewerbungsunterlagen. Wer hier schon ein Praktikum nachweisen kann, erhöht seine Chancen auf einen Vorstellungstermin. So auch bei Wiebke Braun, die bei der Organisation der Händel-Festspiele in Göttingen - "hier musste ich auch die Hotels für die Künstler buchen" - ihre ersten Erfahrungen gesammelt hatte.

Doch die meisten Unternehmen dürften froh sein, wenn ihr handverlesener Nachwuchs ihnen noch eine Weile die Treue hält. Andrea Miller: "Wir haben in der Vergangenheit nahezu alle Auszubildenden übernommen."