Der Kommunikationsexperte Volker Klärchen über notwendige Besprechungen, die trotzdem nicht einschläfern müssen.
Muss das sein? Das denken viele, wenn die Einladung zur nächsten Besprechung in ihrem E-Mail-Fach landet. "Meetings werden oft als Selbstzweck empfunden", sagt der Hamburger Kommunikationsexperte und Coach Volker Klärchen. "Zum Beispiel, weil der Chef einfach erwartet, dass man sich einmal pro Woche trifft - egal ob es ein Thema gibt oder nicht."
"Im besten Fall sollen Meetings ein Ergebnis bringen", sagt Klärchen. Ufern sie regelmäßig zu Kaffeekränzchen aus, verlieren die Teilnehmer Lust und Motivation. Die wichtigste Regel heißt: Ein Meeting muss man vorbereiten. Dazu gehört, einen festen Zeitrahmen festzulegen. Klärchen: "Wenn man weiß, dass man um 16 Uhr ein Ergebnis haben muss, kommt Effizienz in die Besprechung." Eine Agenda braucht das Meeting auch. Sie wird am besten schon vorher an die ausgewählten Teilnehmer verteilt. Wer nichts zum Thema beitragen kann, muss auch nicht dabeisitzen.
Der Meeting-Leiter moderiert die Veranstaltung, gibt die Diskussionspunkte vor, sorgt dafür, dass jeder, der will, sich dazu äußern kann. Er ist aber auch derjenige, der Teammitglieder bremsen muss, die zu lange reden oder vom Thema abschweifen. Leiter kann die Führungskraft sein. "Aber die Aufgabe kann auch im Team rollieren", sagt Volker Klärchen. Um alle - auch die Zurückhaltenden - zu beteiligen, könne es sinnvoll sein, eine "Blitzlichtrunde" an den Anfang des Meetings zu stellen. "Dann sagt reihum jeder schon mal ein paar Worte dazu, was er zum Thema denkt." Richtiggehende Kommunikationsregeln für ein Meeting würde Klärchen aber erst aufstellen, wenn die Verständigung ohne sie gar nicht klappt.
Außer dem Leiter gibt es idealerweise auch einen Protokollführer. Er schreibt nicht minutiös mit, sondern hält fest, was die wichtigsten Argumente und Beschlüsse des Meetings waren, zum Beispiel, wer was bis wann erledigt haben muss. "Will der Protokollant es ganz toll machen, kann er schon während des Meetings die wichtigsten Punkte für alle sichtbar auf ein Flipchart bringen", sagt Volker Klärchen.
Was Meetings über Ergebnisse hinaus bringen? "Sie sind teamstiftend", sagt der Coach. "Im Alltag arbeitet jeder so für sich, aber eine Gruppe muss sich auch mal aussprechen, das ist wichtig für das Wir-Gefühl und die Motivation." Darum sei es auch gut, zuzulassen, dass über Gerüchte und Befindlichkeiten gesprochen wird. "Zum Beispiel, indem man zu Beginn des Meetings fragt: Was gibt es Neues bei euch? Wisst ihr, dass...?" Ängste und Sorgen müssten ausgesprochen werden, sonst stören sie, sagt der Kommunikationsexperte. Außerdem stärke es das Vertrauen der Mitarbeiter in die Führungskraft, wenn sie sich ernst genommen fühlen.
Wer neu in einem Team ist, dem fällt es mitunter nicht ganz leicht, sich im Meeting zu äußern. Volker Klärchen rät, ein, zwei Besprechungen abzuwarten und zu beobachten: Wie ticken die anderen? Wer sind die Alphatiere? Wie verhält man sich? Versteht ein Neuling nicht alles, sollte er außerhalb des Meetings Kollegen oder den Chef fragen, statt die Besprechung zu unterbrechen. "Spätestens beim dritten Treffen sollte man sich aber ein Thema überlegen, zu dem man sich einbringt", sagt Klärchen. "Wer zu lange wartet, gilt schnell als uninteressiert."
Mitarbeiter mit Lampenfieber sollten sich einen ersten Satz überlegen, mit dem sie ihren Redebeitrag beginnen wollen. Und diesen Satz dann immer wieder üben, sodass er richtig gut sitzt. Inhaltlich müsse das noch kein großer Wurf sein, findet Klärchen. "Es geht erst einmal nur darum, überhaupt gehört zu werden."
Volker Klärchen arbeitet als Coach und Rhetoriktrainer in Hamburg