Informationsflut: Es fehlt an Entscheidungen, was wirklich wichtig ist

Wenn Daten den Kopf vernebeln

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85 E-Mails am Tag sind keine Seltenheit. Anrufe, SMS und das Intranet kommen dazu. Wie Sie all diese Informationen mit System abarbeiten.

"Ich bin unkonzentriert, vergesslich, und mein Hirn gibt jeder Ablenkung nach", schreibt "FAZ"-Mitherausgeber Frank Schirrmacher in seinem neusten Buch "Payback" (Blessing Verlag), das sich äußerst erfolgreich in den Bestsellerlisten etabliert hat. Es ist eine Abrechnung mit der täglichen Informationsflut, die vor allem über das Internet und neue Kommunikationsmittel wie Blogs oder Twitter über die Menschheit hinwegströmt. "Was mich angeht, so muss ich bekennen, dass ich den Anforderungen unserer Zeit nicht mehr gewachsen bin", heißt es schon im ersten Satz.

Was die Kaufzahlen belegen: Schirrmacher hat einen Nerv getroffen. Denn das "Always-on", das "immer erreichbar sein", hat sämtliche Lebenswelten durchdrungen. Jeder, der als Angestellter einer Büroarbeit nachkommt, kann dies bestätigen. 85 E-Mails am Tag, das ist keine Seltenheit. Zusätzlich noch ein Wust von Artikeln im firmeneigenen Intranet, nebenbei klingelt das Telefon, ständig gehen neue SMS ein und der Pressespiegel muss auch noch gelesen werden. Vom Multitasking zerrieben droht jedem Einzelnen, keine Zeit und schon gar keine Konzentration mehr für das Wesentliche zu haben: seine Arbeit.

Hermann Sottong von der Kommunikationsberatung System + Kommunikation aus München kennt solche Situationen aus seiner täglichen Praxis mit Unternehmen. "Die Halbwertzeit vieler Informationen ist oft ziemlich gering. Manchmal sind sie sogar nicht mal besonders hilfreich, um eine Situation oder ein Problem zu bewältigen." Denn obwohl viele Unternehmen viel Geld in interne Kommunikationsprozesse investieren, eine Entscheidung darüber, was wirklich wichtig ist und was nicht, wird selten gefällt. "Entweder fehlt die Zeit, sich darüber Gedanken zu machen, oder es scheitert an Hierarchien und Eitelkeiten", sagt Hermann Sottong.

Besonders auffällig ist eine fehlende Kommunikationsstrategie bei E-Mails. Hier wird deutlich, was im Unternehmen ohnehin nicht funktioniert. "Der Umgang mit Informationen ist eine Führungsaufgabe", sagt Gunter Meier, Autor des Buches "Die E-Mail-Flut bewältigen" (Expert Verlag). Doch viele Führungskräfte kommen dieser Aufgabe nur ungenügend nach. "Wenn ein Mitarbeiter den Chef bei jeder Mail ins Cc. setzt, ist das eine sehr subtile Form der Rückdelegation", sagt Gunter Meier. Eine Führungskraft dürfe dies eigentlich nicht durchgehen lassen. "Es muss im Gespräch deutlich gemacht werden, dass vom Mitarbeiter eigenverantwortliches Handeln erwartet wird", sagt der Autor. Sonst müsse man sich bei Fehlern der Mitarbeiter auf folgende Antwort gefasst machen: "Sie wussten doch, woran ich arbeite. Ich hatte Sie ins Cc. gesetzt."

Doch oft können die Chefs selbst nicht loslassen. Die Angst vor Kontrollverlust treibt viele dazu an, über jeden Schritt der Mitarbeiter informiert werden zu wollen. Zudem prägen sie entscheidend die Kommunikationskultur. "Das Sendeverhalten des Chefs wird lediglich gespiegelt. Wer viele Mails mit diffusem Inhalt schreibt, bekommt auch viele Mails mit diffusem Inhalt zurück", sagt Gunter Meier. Und wenn es nur fünf pro Mitarbeiter pro Tag sind, so türmt sich doch für die einzelne Führungskraft das Ganze zu einem unüberwindbaren Berg auf.

Dabei bedeutet jede E-Mail eine Unterbrechung der eigentlichen Arbeit. Und die kostet bares Geld. So sollen Angestellte in den USA nach Berechnungen der Beratungsfirma Basex jährlich rund 28 Milliarden Arbeitsstunden durch Ablenkungen vergeuden. Ein Schaden, der sich hochgerechnet auf 588 Milliarden Dollar beliefe.

Doch selbst wenn man sich nicht auf die Arbeitsstunden bezieht: Die Kommunikation selbst kostet schon bares Geld. Schließlich muss die Unternehmens-IT immer größere Bandbreiten und Serverkapazitäten bereithalten, um die wachsenden Datenströme zu verarbeiten.

Wer sich nicht über einen längeren Zeitraum auf eine Sache konzentrieren kann, ist zudem nicht fähig, sich in komplexe Fragen hineinzudenken. So hat die Computerwissenschaftlerin Gloria Mark von der University of California in einer Studie für amerikanische Arbeitnehmer festgestellt, dass die Arbeit im Durchschnitt nach elf Minuten unterbrochen wird. Rund 25 Minuten dauert es danach, wieder an die ursprüngliche Tätigkeit anzuknüpfen. Kein Wunder, dass unter solchen Voraussetzungen das Gefühl der ständigen Überforderung eintritt. Und sich verschiedene Strategien herauskristallisieren, die Informationsflut zu umgehen.

"Es ist nicht ungewöhnlich, dass im Unternehmen besonders die Personen erfolgreich sind, die sich vielen Informationen schlicht entziehen", sagt Hermann Sottong. Der Kommunikationsberater nennt dies die "Routine der Ignoranz". Mit der Konsequenz, dass viele E-Mails, Mitarbeiterbroschüren, Intranet-News nicht beachtet werden. "Diese Personen haben sich andere, oft verlässlichere Quellen erschlossen. Das können ehemalige Vorgesetzte sein oder Kollegen aus anderen Abteilungen, denen man vertraut." Wer das Spiel des unablässigen Sendens und Empfangens nicht mitspielt, kann seine Zeit besser nutzen. Und auf die immer noch bedeutendste Form der Kommunikation zurückgreifen, die dem Menschen zur Verfügung steht: das persönliche Gespräch.