Informationsflut

Tipps für den cleveren Umgang mit E-Mails

E-Mails sind Kommunikationsmittel, keine Pausenfüller. Das Postfach sollte nicht aus Langeweile gecheckt werden, sondern an festen Zeitpunkten am Tag. Es ist hilfreich, sich im Tagesablauf Zeitfenster zu setzen, in denen Sie sich auf das Lesen und Beantworten von E-Mails konzentrieren.

Nie die erste Mail von oben öffnen, sondern per Drei-Zeilen-Vorschau entscheiden, was Sie ungelesen löschen können. E-Mails vom Chef haben Priorität. Mails, die Entscheidungen verlangen, sind wichtiger als andere. Löschen Sie konsequent Mails mit Betreffzeilen, die nichts mit Ihrem Unternehmen oder bekannten Vorgängen zu tun haben, sowie solche mit leeren oder unsinnigen Betreffzeilen.

Ordnen Sie den Posteingang nicht nach Datum, sondern Absendern, um alle Post eines Absenders zu lesen - so erledigt sich vieles von selbst. Sehr gut nach dem Urlaub!

Wenn Sie selbst E-Mails schreiben, sollten diese klar strukturiert und leicht verständlich sein. Geben Sie in der Betreff-Zeile unbedingt das Thema an, um das es geht. Sollten sie eventuell eine Ping-Pong-Kommunikation provozieren, ist vielleicht doch ein Telefonat sinnvoller, um Nachfragen gleich beantworten zu können.