Fangen Sie früh an: Checklisten schreiben, Kunden informieren, sich Freiraum schaffen.

Sind Sie eigentlich entspannt, wenn Sie in den Urlaub gehen? Oder gehören Sie zu denjenigen, die selbst beim Wandern in Schottland oder beim Sonnen in der Toskana noch darüber grübeln, ob im Job auch alles glatt läuft? Dann sollten Sie sich ein bisschen mehr Zeit zur Vorbereitung Ihres Urlaubs nehmen und vielleicht auch mal über Ihre Lebenseinstellung nachdenken.

Wann man mit der Urlaubsvorbereitung beginnt, hängt von der Aufgabe ab, die man innehat. "Für eine Führungskraft kann es sinnvoll sein, schon sechs Wochen vorher anzufangen. Wer eine überschaubare Sachbearbeitung macht, bei dem reicht eigentlich eine Woche", erklärt Katja Wonerow, Inhaberin von Wonerow-Training und Expertin für Kommunikation und Büroorganisation. "Ich selbst arbeite in der Vorbereitung gern mit Checklisten", sagt sie. "Dort notiere ich zum Beispiel, welche Kunden ich noch vor meinem Urlaub erreichen will - und dann arbeite ich, immer wenn ein bisschen Zeit dafür ist, die Liste Stück für Stück ab." Wer nicht frühzeitig mit der Vorbereitung anfängt, halst sich oft eine richtig stressige Vorurlaubswoche auf - und startet entsprechend aufgerieben in die angeblich schönste Zeit des Jahres.

Achim Schaller passiert das nicht. Er könne am letzten Arbeitstag meist vier bis fünf Stunden früher Schluss machen - und sich schon ganz auf den kommenden Urlaub konzentrieren, sagt der Geschäftsführer von SM Electronic, einem auf Satellitenempfangssysteme spezialisierten Unternehmen in Stapelfeld. "Ich verteile meine Projekte sowieso auf die Mitarbeiter und mische mich wenig ins operative Geschäft ein", erklärt er. Eine klassische Übergabe brauche es darum nicht. "Ich führe die Firma so, dass sie - wenn mir morgen etwas passiert - auch ohne mich funktionieren kann." Zu den Menschen, die sich für unersetzlich halten, gehöre er nicht, sagt Schaller. "Wer das von sich glaubt, braucht gar nicht erst Urlaub zu machen - der kann sowieso nicht abschalten." Erreichbar ist Schaller für sein Team im Urlaub trotzdem: "Ich gucke einmal am Tag in meine Mails und telefoniere auch ab und zu mit der Firma", sagt er. "Das ist normal."

"Wenn ich meine Arbeit grundsätzlich gut organisiert habe, dann kann ich sie auch leicht an eine Vertretung weitergeben", sagt auch Katja Wonerow. Und die Chancen steigen, dass die Vertretung ihren Job gut macht. Nicht nur, weil sie die Aufgaben leichter durchblickt. "Wenn ich eine Urlaubsvertretung machen soll, mir aber nur Chaos übergeben wird, dann engagiere ich mich auch nicht so stark", gibt sie zu bedenken. Die Trainerin macht Urlaubsvorbereitung quasi zum Dauerprojekt: Man sollte nicht erst, wenn der Urlaub ansteht, versuchen, kurzfristig Strukturen zu schaffen, findet sie. "Dokumentieren Sie doch auch so mal Ihren Tagesablauf", regt sie an. "Was tun Sie alles am Tag? Und wie lange dauert das? Das wissen die wenigsten."

"Ziel ist natürlich, dass der Betrieb trotz Abwesenheit nicht stockt oder leidet", erklärt Joachim Hipp, Geschäftsführer von eventteam, einem Unternehmen für Veranstaltungsmanagement mit Sitz in Hamburg. Das gelte für Führungskräfte ebenso wie für jeden anderen Mitarbeiter. Er rät vor allem, darauf zu achten, dass es keinen Bruch in der Kommunikation gibt. "Meiner Erfahrung nach ist dies das häufigste Problem bei nicht geregelten Abwesenheiten", sagt Joachim Hipp. Und das sieht dann so aus: Der Vertreter spricht mit einem Kollegen des Urlaubers. Aber der Kollege ist irritiert, weil er von dem Abwesenden vor dessen Urlaub etwas anderes gehört hat. Der Vertreter und der Urlauber haben sich offensichtlich nicht ausreichend abgestimmt. Die Folge: Weil der Kollege irritiert ist, ist nun auch der Vertreter verunsichert. Hipp: "Und dann müssen Vorgänge neu aufgerollt werden oder bleiben liegen."

Das kennt Katja Wonerow ebenfalls: "Nur zu erwarten, dass etwas gemacht wird, ist fatal - es muss immer eine Absprache geben!" Die wichtigsten Vorüberlegungen des Urlaubers fasst die Kommunikationstrainerin so zusammen: "Was muss ich delegieren? Wer kommt dafür infrage? Was soll mit Kontaktversuchen von Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen anderer Abteilungen während meiner Abwesenheit passieren? Welche Arbeiten kann ich keinesfalls abgeben und muss sie vorab noch zu Ende bringen?" Seinem Vertreter sollte man dann ganz klare Anweisungen hinterlassen, am besten auch schriftlich. "Zum Beispiel kann man Zettel auf die entsprechenden Seiten in einer Mappe kleben", regt Wonerow an. Da könnte draufstehen: "Wenn das Schreiben von Firma Müller zum Thema xy kommt, muss anschließend die Aktion abc folgen."

Nicht zuletzt sollte man festlegen, in welchen Notfällen man im Urlaub angerufen oder angemailt werden will. Je verantwortungsvoller die Position ist - tatsächlich oder gefühlt -, desto eher wird man dazu bereit sein, sich in der Freizeit ansprechen zu lassen. "Allerdings ist das eine Tendenz, die ich für durchaus bedenklich halte", sagt Katja Wonerow. "Viele haben das Loslassen verlernt."

In einer besonderen Situation sind Selbstständige und Freiberufler, die keine Angestellten haben, sondern alleine arbeiten. Wie die Marketing- und PR-Beraterin Claudia Bobzin aus Aumühle. "Ich habe eigentlich nie Urlaub", sagt sie. "Meine Arbeitszeit verkürzt sich nur auf etwa vier Stunden am Tag." Also sucht sie sich nur Urlaubsorte, die ihr die nötige technische Infrastruktur bieten. Den Urlaub vorzubereiten sei für sie aber trotzdem wichtig, sagt Bobzin. "Ich arbeite vor und informiere meine Kunden, dass ich nicht in Hamburg sein werde und dass wir in der Kommunikation eventuell eine Zeitverschiebung haben." Dass sie nie komplett abschalten kann, stört sie nicht. "Manchmal vermisse ich es nur, auch mal wieder ohne Technik zu sein." Dann macht sie das Handy aus. Aber nicht für lange.