Berlin. Mehr als eine Milliarde Menschen nutzen WhatsApp und Gmail. Wir zeigen, wie Sie noch mehr aus den Nachrichtenprogrammen herausholen.
Es sind beeindruckende Zahlen: Sowohl der mittlerweile zu Facebook gehörende Messenger WhatsApp als auch Googles E-Mail-Programm Gmail haben jetzt über eine Milliarde regelmäßiger Nutzer. Der große Erfolg ist kein Zufall – beide Programme sind dafür bekannt, einfach und effektiv zu sein. Doch die meisten Nutzer kratzen nur an der Oberfläche der Möglichkeiten. Mit den folgenden Tipps und Tricks kann man noch mehr aus den populären Programmen herausholen.
Der beliebte Messenger hat in den vergangenen Jahren einige Funktionen zugelegt. Wer sie kennt – und auch benutzt – kann oftmals Zeit sparen und die Nerven schonen.
Gruppen: Fluch und Segen
WhatsApp-Gruppen funktionieren wie ein großer gemeinsamer Stuhlkreis: Alles, was in dieser Gruppe gesagt wird, wird auch von allen Mitgliedern gehört. Das ist toll, wenn man in kleinem Kreis gemeinsam Termine abklären muss oder einfach in größerer Runde miteinander quatschen will. Um eine Gruppe zu erstellen, tippt man in „Chats“ auf „Neue Gruppe“ und fügt die gewünschten Teilnehmer hinzu. Unter Android muss man in „Chats“ auf die Menü-Taste tippen, um eine neue Gruppe anlegen zu können.
Gruppen werden allerdings unglaublich nervig, wenn etwa der Gruppenersteller 200 Menschen zu seinem Geburtstag einlädt und jede einzelne Zu- oder Absage alle Smartphones vibrieren lässt. Wer sich in solch einer Gruppe wiederfindet, kann sie entweder ganz verlassen (im Gruppenchat auf den Gruppennamen tippen, ganz nach unten scrollen, dort dann auf „Gruppe verlassen“) oder aber stumm stellen – für wahlweise acht Stunden, eine Woche oder gleich ein Jahr. So kommen die Nachrichten zwar immer noch auf dem Handy an, man wird aber nicht über den Eingang informiert (im Gruppenchat auf Gruppennamen tippen, dann auf „lautlos“).
Broadcast: Die Gruppenalternative
Für viele Anlässe, zu denen WhatsApp-Nutzer eine Gruppe erstellen, gibt es eine viel bessere Alternative: Die Broadcast-Liste. Auch hier kann der Ersteller zahlreiche Kontakte anwählen, denen eine Nachricht geschickt werden soll. Aber anders als die WhatsApp-Gruppe funktioniert die Broadcast-Liste eher wie ein Radiosender: Der Ersteller erreicht mit seiner Nachricht auf einen Schlag zwar alle Empfänger – doch die Empfänger sehen nur den Absender und können auch nur dem Absender antworten. Für eine Geburtstagseinladung etwa die deutlich bessere Lösung. Eine Broadcast-Liste erstellt man im Prinzip genau wie eine Gruppe: In Chats auf „Broadcast-Listen“ tippen und auf „Neue Liste erstellen“. Android-Nutzer tippen unter „Chats“ auf die Menü-Taste und dann auf „Neuer Broadcast“.
Online-Status und blaue Häkchen
Wer WhatsApp nutzt, verrät auch, wann man das letzte Mal WhatsApp geöffnet hatte. Und, per Häkchen, ob die eingegangene Nachricht schon gelesen wurde. Wenn eine Nachricht verschickt wird, erscheint zunächst ein graues Häkchen hinter der Nachricht, sobald sie das Handy verlassen hat und auf dem Server von WhatsApp eingegangen ist. Das zweite graue Häkchen bedeutet, dass die Nachricht auch beim Empfänger auf dem Smartphone eingegangen ist. Blau werden diese schließlich, sobald der Empfänger das dazugehörige Chat-Fenster geöffnet hat. Übrigens: Oftmals kann man eine WhatsApp-Nachricht bereits auf dem Sperrbildschirm des Telefons lesen oder anlesen, eine Bestätigung wird dabei aber nicht versendet.
Wer die Häkchen abschalten möchte, kann unter Einstellungen > Account > Datenschutz (Android-Nutzer finden den Punkt Einstellungen nach einem Fingertipp auf die Menü-Taste) den Punkt „Lesebestätigungen“ deaktivieren. Auch die „Zuletzt Online“-Anzeige kann hier deaktiviert werden.
Stern: Wichtige Nachrichten finden
Vermutlich hat jeder schon einmal einen Chat nach einer wichtigen Information durchsucht und ist – wenn überhaupt – erst nach langem Scrollen fündig geworden. Das geht viel einfacher. Wichtige Nachrichten können mit einem Stern-Symbol markiert werden. Dazu tippt man auf die gewünschte Nachricht und lässt den Finger etwas länger darauf liegen. Nach kurzer Zeit erscheinen verschiedene Optionen. So lässt sich diese Nachricht etwa löschen, kopieren, weiterleiten – oder eben mit einem Stern versehen.
Alle Nachrichten mit Stern werden dann auch in einem speziellen Ordner angezeigt. Unter Einstellungen (iOS) beziehungsweise nach einem Tipp auf die Menütaste (Android) findet man den Punkt „Mit Stern markierte“ – und dort auf einen Blick auch alle wichtigen Nachrichten.
Gmail
Das E-Mail-Programm von Google wird vor allem für seine Übersichtlichkeit und einfache Bedienbarkeit geschätzt. Bei genauerem Hinsehen entpuppt es sich aber auch als Funktionswunder.
Noch mehr Übersicht
Der Webclient von Gmail ist sehr klar aufgebaut. Mit wenigen Klicks lässt er sich dem persönlichen Geschmack anpassen. Wer mehr Mails gleichzeitig sehen möchte, klickt auf das Zahnrad rechts oben und wählt unter „Kompaktheitsgrad“ statt „Normal“ etwa „Kompakt“ oder sogar „Schmal“. Hier findet sich übrigens ebenso der Punkt „Designs“ mit dessen Hilfe sich das nüchterne Äußere etwas aufpeppen lässt. Viele Nutzer sind außerdem über das kleine Chat-Fenster beim E-Mail-Verfassen unglücklich. Wer auf das kleine Dreieck in der unteren rechten Ecke des Neue-Nachricht-Fensters klickt, kann dort „Vollbild als Standard festlegen“ wählen. Die nächste Nachricht schreibt man dann nahezu bildschirmfüllend.
Mail zurückholen
Wer häufiger mal versehentlich auf „Senden“ klickt oder Mails etwas zu impulsiv verschickt, wird sich über diese Gmail-Funktion freuen. In den Einstellungen (Zahnrad > Einstellungen) findet sich der Punkt „E-Mail zurückrufen“. So ganz stimmt das mit dem Zurückrufen allerdings nicht, da man eine tatsächlich verschickte Mail nicht mehr vom Empfängerserver zurückholen kann. Stattdessen erlaubt Gmail nach dem Klick auf „Senden“ eine gewisse Bedenkzeit. Je nach Voreinstellung wird das Verschicken einer Mail um fünf, zehn, 20 oder 30 Sekunden aufgeschoben – solange kann man es sich noch anders überlegen und das Abschicken der Mail notfalls noch verhindern. Lässt man die Zeit verstreichen, wird die Mail tatsächlich gesendet.
Profi-Tipp: E-Mail-Alias
Was kaum jemand weiß: Googles Gmail ist mit der Schreibweise der Mailadresse ziemlich flexibel. So darf man die Mailadresse max.mustermann@gmail.com beliebig mit weiteren Punkten trennen oder den Punkt auch weglassen. Eine Nachricht an m.a.x.mustermann@gmail.com kommt ebenso an wie eine an maxmustermann@gmail.com. Ebenso lässt sich der Mailname am Ende mit einem „+“ und beliebigem Text versehen – also etwa max.mustermann+werbung@gmail.com. Im Zusammenspiel mit der Filterfunktion von Gmail wird das zu einem mächtigen Werkzeug. Mit dieser (Zahnrad > Einstellungen > Filter und blockierte Adressen) kann man Gmail anweisen, wie mit den einzelnen Schreibweisen der Mailadressen verfahren werden soll.
So könnte man an Freunde nur die Adresse ohne Punkt weitergeben, an Geschäftskontakte eine Adresse mit Punkt. Dann erstellt man einen Filter, der alle eingehenden geschäftlichen Mails in den Ordner „Job“ sortiert. Oder man meldet sich bei Onlineshops mit seiner Mailadresse und dem Zusatz +shops an und lässt Google entsprechende Post direkt in den Ordner „Werbung“ sortieren. Je nach Ordnungsbedürfnis lassen sich so beliebig viele Adressen für jeden Zweck erstellen. Mit etwas Geduld kann man seinen Posteingang so deutlich sortierter gestalten.