Die Leserfrage: Ich bin Freelancer und stelle fest, dass ich einige Belege verloren habe, darunter Rechnungen für Hardware, einen Bürostuhl und eine Fremdleistung. Welchen Bedingungen müssen Eigenbelege genügen, damit das Finanzamt sie akzeptiert?

Das sagt Steuerberater Michael Fischer: Grundsätzlich sind Sie verpflichtet, Ihre betrieblichen Aufwendungen nachzuweisen. Ohne Rechnungen und Quittungen erfolgt daher grundsätzlich kein Betriebsausgabenabzug. In Fällen, bei denen kein Beleg existiert, zum Beispiel bei Benutzung von Automaten, oder wenn, wie bei Ihnen, der Beleg verloren gegangen ist, können Sie aber einen Eigenbeleg ausstellen.

Dabei müssen Sie zunächst den Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift, das Datum der Aufwendung und des Eigenbelegs, den Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs sowie Ihre Unterschrift aufzeichnen. Darüber hinaus müssen Sie im jeweiligen Eigenbeleg aufführen, um welche Aufwendung es sich konkret handelt, in Ihrem Fall also die Hardware, den Bürostuhl und die Fremdleistung nennen. Dem jeweiligen Gegenstand ist der Preis zuzuordnen.

Die Höhe des Preises können Sie mithilfe eines Kontoauszugs und zum Beispiel durch eine Preisliste nachweisen. Der Kontoauszug allein genügt insbesondere dann nicht, wenn die Zahlung auf mehreren Einzelpreisen beruht. Die Angabe des Umsatzsteuersatzes sowie des Umsatzsteuerbetrages führt übrigens nicht dazu, dass Sie einen Anspruch auf Erstattung der Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt haben – auch wenn Sie grundsätzlich berechtigt sind, sich die Umsatzsteuer, die Ihnen andere Unternehmen für Ihre betriebliche Tätigkeit in Rechnung gestellt haben, zurückzahlen zu lassen. Denn vorausgesetzt wird eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Ein Eigenbeleg erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Da diese Erstattungsansprüche nicht unwesentlich sind, empfehle ich Ihnen, zunächst die Rechnungen noch einmal anzufordern. Erst wenn dieser Versuch scheitern sollte, rate ich zur Ausstellung eines Eigenbelegs.

Unser Autor ist Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Hamburg. www.wpfischer.de