Ein Kommentar von Mark Hübner-Weinhold

Eigentlich mögen wir Sitzungen nur, wenn es dort leckere Kekse gibt. Oder einer der Kollegen gute Witze erzählen kann. Ansonsten gelten Konferenzen oder – neudeutsch – Meetings meist als Zeitverschwendung. Manche Teilnehmer holen dort ein wenig Schlaf nach, andere beantworten nebenbei ihre Mails oder spielen auf dem Smartphone „Clash of Clans“ oder ähnlichen Unfug.

Studien zufolge schätzen Führungskräfte mehr als zwei Drittel ihrer Meetings als unproduktiv ein. Dabei verschwendet das Mittelmanagement rund 35 Prozent seiner Arbeitszeit in Sitzungen. Bei Vorständen und Geschäftsführungen sind es sogar mehr als 50 Prozent. Statistiker haben ausgerechnet, dass 15 Prozent der Arbeitszeit einer Organisation in Meetings verbracht wird – seit 2008 sogar mit steigender Tendenz.

Meetings sind das gallische Dorf, das der Belagerung durch kostensenkende Maßnahmen fröhlich standhält. Klar, da wurden schon mal die leckeren Kekse oder gar belegte Brötchen gestrichen. Und statt Kaffee und Softdrinks gibt es bestenfalls noch Wasser.

Aber zum Kern des Problems dringen die Kostenkiller nicht vor. Nämlich Konferenzen an sich effizienter zu machen. Mit ein paar simplen Maßnahmen können Kosten gesenkt und vor allem Mitarbeiter zufriedener gemacht werden. Am Anfang steht die Frage, ob ein Meeting überhaupt stattfinden muss und welchen Zweck es hat. Welchen Sinn hat etwa eine Konferenz von Abteilungsleitern, die immer abgesagt wird, wenn deren Chef nicht da ist? Offensichtlich haben sich die Manager untereinander nichts zu sagen, sondern rapportieren nur.

Organisationsprofis empfehlen, Meetings auf maximal 30 Minuten zu begrenzen und aus einer Sitzung eine „Stehung“ zu machen: Beginnen und enden Sie pünktlich. Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Legen Sie die Themenagenda fest und schicken diese mit Informationen vorab an die Teilnehmer; das gibt mehr Zeit für inhaltliche Diskussion. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen, legen Sie fest, wer was bis wann zu erledigen hat, und informieren Sie alle Teilnehmer darüber. Das klingt vielleicht banal. Aber setzen Sie es wirklich so um?