Kompass

Der alltägliche Meetingwahnsinn

Ein Kommentar von Markus Baumanns

Seit sechs Werktagen versuche ich Frau Sturm zu erreichen – vergeblich. Frau Sturm sitzt gefühlt zwölf Stunden am Tag in Meetings. Budgetmeeting mit den Mitarbeitern aus der Kommunikationsabteilung. Vorbereitung der nächsten Vorstandssitzung mit Kollegen aus Controlling, Strategie und Personal. Brainstorming zum neuen Nachhaltigkeitsbericht mit der verantwortlichen Werbeagentur und Kollegen. Die Meetings dauern immer länger als geplant. Am Schluss wird gleich der nächste Termin angesetzt, weil sie nicht fertig geworden sind. Frau Sturm läuft ihrem Terminkalender hinterher, kommt überall zehn Minuten zu spät, tagaus, tagein.

Der ganz normale Alltagswahnsinn: Ein Meeting von drei Stunden mit zehn Kollegen kostet 900 Euro bei einem Durchschnitt von 30 Euro pro Arbeitsstunde in der deutschen Privatwirtschaft. Bei den Personalkosten der Teilnehmer in den beschriebenen Meetings können wir getrost vom Dreifachen sprechen: 2700 Euro.

Es geht besser. Wenn Sie Meetings als letztes Mittel zur Entscheidung verstehen. Wenn Sie sich ein paar Fragen stellen und Regeln einhalten:

Warum brauchen wir das Meeting? Präzise definierte Ziele in der Einladung beschreiben, was wir am Ende erreicht haben müssen. Eine vorab versandte klare Agenda erklärt, wer wann wie lang und wozu beiträgt.

Wer nimmt teil? „Dabei sein ist alles“ ist die schlechteste Devise. Zugelassen sind nur die, die einen Beitrag leisten.

Wie bereiten wir uns vor? Entscheidungsreife Unterlagen zehn Tage vorher versenden, die jeder gelesen haben muss. Darauf baut das Meeting auf.

Wie läuft das Meeting ab? Eine fordernde Moderation stellt sicher, dass Wortbeiträge knapp und klar sind. Wir halten Ergebnisse eindeutig fest, sodass keine Missverständnisse bleiben. Zum Schluss beschreiben wir knapp die nächsten Schritte im Ergebnisprotokoll. Pünktlicher Beginn, pünktliches Ende. Meetings als wertvolle Ausnahme, nicht als teure Normalität. Frau Sturm und ich sind übrigens noch zusammengekommen. Am Ende eines meetingreichen Tages um 21.30 Uhr. Was ist normal?

Dr. Markus Baumanns ist Unternehmer, Berater und Autor. www.schumacherbaumanns.com