Die Leserfrage

Wie führe ich ein Fahrtenbuch für den Dienstwagen?

Die Leserfrage: Ich kann meinen Dienstwagen künftig auch privat nutzen, muss aber ein Fahrtenbuch führen. Wie mache ich das am besten?

Das sagt Steuerberater Michael Fischer: Mit der Nutzung entsteht für Sie ein geldwerter Vorteil, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Zur Ermittlung dieses geldwerten Vorteils sollten Sie ein Fahrtenbuch führen. Der Gesetzgeber erlaubt auch eine Pauschalmethode, die aber i. d. R. für Sie nachteilig ist, sofern Sie den Dienstwagen überwiegend betrieblich nutzen.

Im Fahrtenbuch dokumentieren Sie zeitnah jede Fahrt mit dem Dienstwagen mit Angabe des Datums, Reiseziels und -zwecks sowie des Kilometerstands zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit. Auch die aufgesuchten Geschäftspartner müssen unbeachtlich der beruflichen Verschwiegenheitspflichten dokumentiert werden. Die Angabe „Kundenbesuch“ genügt nur, wenn in einem weiteren Verzeichnis aufgrund der angegebenen Adresse die Person identifiziert werden kann. Des Weiteren müssen Privatfahrten sowie Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gesondert gekennzeichnet werden. Die Privatfahrten können allerdings vereinfacht mit den Kilometerangaben dargestellt werden.

Grundsätzlich können Sie die Dokumentation handschriftlich anfertigen. Sie dürfen dafür aber keinen Bleistift verwenden, weil gewährleistet sein muss, dass die Angaben nicht nachträglich geändert werden können. Auch elektronische Fahrtenbücher werden zunehmend zu einer Alternative, da bereits technische Umsetzungen existieren, die das Finanzamt akzeptiert. Aber auch dabei muss garantiert sein, dass nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert werden. Eine Excel-Tabelle genügt den Anforderungen nicht.

Beachten Sie bei dem Fahrtenbuch, dass es nicht genügt, dieses nur über einen repräsentativen Zeitraum als Argument für die weitere Ermittlung der Privatnutzung zu führen. Sobald das Fahrtenbuch nicht mehr geführt wird, wird die Pauschalmethode angewendet, was zu hohen Steuernachzahlungen führen könnte.