Ein Kommentar von Torsten Schumacher

Wer geschäftlich reist, hat Reisekosten. Und ein Problem. Denn Unternehmen lassen auf vielen Seiten minutiös erklären, welche Ausgaben in welchem Umfang und unter welchen Umständen erstattet werden. Sodann werden Ausnahmen von diesem Regelwerk beschrieben, auf die Ausnahmen der Ausnahmen folgen. Am Ende verzweifeln ganze Sekretariate daran, die Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter korrekt zu erstellen. Schließlich wollen sie keine Abmahnung von den Verwaltungsstellen erhalten, die extra eingerichtet wurden, um die Reisekostenabrechnungen zu überprüfen. Kontrolle muss schließlich sein. Man weiß ja nie.

Wie ein internes Finanzamt suchen diese Verwaltungsmitarbeiter wie Spürhunde nach Fehlern, denn dafür werden sie bezahlt. Fälscht ein Mitarbeiter eine Taxiquittung, werden die Spesenregelungen so verschärft, dass jeder nur noch unter notarieller Aufsicht verreisen kann. Natürlich dürfen Fälschungen nicht toleriert werden. Aber individuelles Fehlverhalten muss individuelle Konsequenzen haben und nicht solche, die alle bestrafen.

Mein Gegenentwurf ist einfach und radikal: Erstatten Sie denjenigen, die geschäftlich unterwegs sind, eine pauschale Summe pro Tag. Es ergeben sich zwei positive Effekte. Zum einen sinken die Verwaltungskosten; dieser Effekt liegt auf der Hand, ist in seiner Größenordnung relativ leicht abschätzbar und sofort umsetzbar. Die zweite Wirkung ist die viel tiefer gehende: Sie schaffen mit dieser einfachen Absprache Wahlmöglichkeiten und fördern so belastbare, dauerhafte Motivation. Denn derjenige, der sich regelmäßig auf Geschäftsreisen befindet, kann nun wählen: heute ein Hotel der Mittelklasse, morgen Luxus und übermorgen Low Budget. Es ist seine eigene Entscheidung.

Reisekostenverordnungen sind hausgemachte Beschäftigungstherapie. Befreien Sie Ihre Unternehmen und Verantwortungsbereiche vom Ballast unnötiger Reglementierungen und schaffen Sie Handlungs- und Gestaltungsmöglichkeiten, wo immer es nur geht. Freiheit bindet.

Dr. Torsten Schumacher ist Unternehmensberater und Bestseller-Autor. Im Internet unter www.schumacherbaumanns.com