Routineaufgaben kosten viel Zeit und halten die Mitarbeiter vom Wesentlichen ab.

Wenn das Telefon auf Anja Hahns Schreibtisch klingelt, verrät ihr ein kurzer Blick aufs Display, ob der Anrufer sie persönlich sprechen will. Das ist nicht selbstverständlich, denn ihr Büroservice nimmt auch Gespräche für andere Unternehmen an. "Ein Freiberufler, der in den Urlaub fährt und vermeiden möchte, dass Kunden nur seinen Anrufbeantworter erreichen, kann seinen Anschluss auf mein Büro umleiten lassen", erklärt die geprüfte Betriebswirtin und kaufmännische Assistentin. Andere nutzen Anja Hahns Service, um Gespräche auf Englisch annehmen und beantworten zu können.

In Hamburg bieten über 700 Unternehmen Bürodienstleistungen an. Gerade für kleine Betriebe, die sich kein eigenes Büro leisten wollen - sei es, weil es zu teuer ist oder weil nicht genügend Schreibarbeit anfällt - lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer freiberuflichen Sekretärin oder einem Büroservice. Die Firmeninhaber behalten so den Kopf frei für ihr eigentliches Geschäftsfeld. Viele freiberufliche Sekretärinnen erledigen die Arbeit in ihrem eigenen Büro, andere kommen einmal oder mehrmals im Monat zu ihrem Auftraggeber. Für die geleistete Arbeit stellen sie dann eine Rechnung, so dass für den Betrieb die üblichen Personalkosten entfallen.

Die Frage, wie Personalkosten niedrig zu halten sind, ist für viele Unternehmen von existenzielle Bedeutung. Die Antwort: Tätigkeiten an Dienstleister übergeben, die auf sie spezialisiert sind. Dazu zählen auch Übersetzer und Dolmetscher, die im Bedarfsfall herangezogen werden. "Sie können in der Regel kurzfristig zur Verfügung gestellt werden", sagt Franziska Pfitzner, Büroleiterin bei Bohmann. Sie verfügt über ein weltweites Netzwerk von gut 1200 Übersetzern. Wie schnell eine Übersetzung angefertigt wird, hängt von der Komplexität und dem Umfang des Schriftstücks ab. "Ein Brief kann am gleichen Tag übersetzt werden", sagt Bohmann. "Für ein mehrseitiges, komplexes juristisches Vertragswerk muss man natürlich etwas mehr Zeit veranschlagen."

Outsourcing ist nicht nur für große Unternehmen ein Thema, es rechnet sich auch für kleine Betriebe. Gerade für sie und für Freiberufler gilt der Satz "Zeit ist Geld". Niemand würde auf die Idee kommen, kostbare Arbeitszeit mit dem Reinigen des Büros und Fensterputzen zu verbringen. Mit diesen Aufgaben werden professionelle Anbieter betraut, die sich sogar um scheinbare Kleinigkeiten kümmern. "Unsere Kunden vergeuden keine Zeit mit Kaffee kochen ", sagt Helmut Dahlmann, Mitinhaber von Conference & Coffee Service. Er vermietet Kaffee- und Teemaschinen für Büroküchen und bestückt sie regelmäßig mit frischem Kaffee und Tee.

Den vermeintlich kurzen Weg in ein Fachgeschäft kann sich auch sparen, wer Kurierdienste nicht nur für den schnellen Transport von Unterlagen nutzt, sondern auch zum Einkauf. Dazu Kai Wasmann, Marketingleiter beim Inline-Kurierdienst: "Für Kunden, die bei uns registriert sind, holen unsere Kuriere auch Ware in Geschäften ab, die dort telefonisch bestellt wurden und legen die Kaufsumme aus."

Nicht Zeit, aber Platz sparen Büros, die nicht aktuell benötigte Akten und Unterlagen einem hierauf spezialisierten Dienstleister zur Aufbewahrung überlassen. Roland Borek, Manager Client Services bei Iron Mountain, erklärt: "Wir registrieren die Akten inhaltlich, verstauen sie in unsere Archivboxen, die jeweils fünf Ordner aufnehmen können, und lagern sie bei uns ein." Damit der Kunde jederzeit Zugriff auf die Akten hat, werden die Boxen mit einem Code versehen, so dass sie mit dem entsprechenden Stichwort sofort identifiziert und dem Kunden zugestellt werden können. In der Regel werden Akten zehn Jahre lang aufbewahrt. Dann erlischt bei den meisten Unterlagen die Aufbewahrungspflicht, und sie können vernichtet werden. "Wir vereinbaren mit dem Kunden ein vorgesehenes Enddatum und setzen uns mit ihm Verbindung, wenn eine Box mit Unterlagen zur Vernichtung ansteht", sagt Roland Borek. Bestätigt der Kunde schriftlich sein Einverständnis, werden diese schließlich geschreddert.