Assistentinnen haben heute große Verantwortung. Sie brauchen Fremdsprachen und Branchenkenntnis.
Früher war eine Sekretärin hauptsächlich mit überschaubaren Tätigkeiten beschäftigt: Sie sortierte die Post, ging ans Telefon, empfing Gäste und nahm Diktate auf, um anschließend Briefe zu tippen. Selbstständige Entscheidungen durfte sie damals kaum mal treffen, weisungsbefugt war selbstredend einzig und allein der Chef. Die wohl wichtigste Qualifikation für den Job war - außer einem freundlichen Wesen - eine hohe Anzahl an Anschlägen, die man pro Minute in die Tastatur hauen konnte.
Heute hat das klassische Sekretariat ausgedient: Niemand, der in diesem Bereich tätig werden möchte, muss mehr Stenografie lernen. Denn viele Chefs tippen ihre Briefe allein. Und auch die Berufsbezeichnungen haben sich geändert. Die rechte Hand eines Vorgesetzten wird heute in der Regel nicht mehr als Sekretärin, sondern als Assistentin bezeichnet. Pflegt man in dem Unternehmen eine gewisse Affinität zur englischen Sprache, dann nennt sich die Assistentin womöglich auch "Office Managerin" oder gar "Senior Administrative Assistant". Bezeichnungen, die nicht nur auf dem Türschild zu lesen sind, sondern auch auf der eigenen Visitenkarte. Denn eins ist gewiss: Eine gute Sekretärin, das ist heute weit mehr als eine Vorzimmerdame.
"Das moderne Sekretariat ist die Schnittstelle eines Unternehmens", sagt Monika Gunkel, Vorstandsvorsitzende des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement in Bremen. "Von dieser Schnittstelle aus werden Abteilungen, Kunden und Vorgesetzte informiert." Auch die Kompetenzfelder hätten sich erheblich gewandelt, erklärt die Verbandschefin: "Immer mehr Managementtätigkeiten haben sich ins Sekretariat verlagert." So würden zum Beispiel viele Entscheidungen heute bereits von der Assistentin getroffen. Dem Chef werde so der Rücken freigehalten.
Die Entwicklung ist noch nicht am Ende, schätzt Monika Gunkel: "Auch in Zukunft wird sich der Beruf immer weiter weg von den Schreibtätigkeiten in Richtung Office Management entwickeln." Das Privileg einer persönlichen Sekretärin oder Assistentin haben heutzutage fast nur noch Vorstände oder Geschäftsführer. Statt einem einzigen Vorgesetzten zugeordnet zu sein, arbeiten Sekretärinnen inzwischen oftmals als sogenannte Team-Assistentinnen für mehrere Führungskräfte.
Durch die zunehmende Globalisierung hat die Anzahl der internationalen Geschäftskontakte deutlich zugenommen. Gute Englischkenntnisse in Wort und Bild sind deshalb laut Monika Gunkel für den Job eine besonders wichtige Voraussetzung. In vielen Fällen seien jedoch sogar die Kenntnis mindestens einer weiteren Fremdsprache wie Spanisch oder Russisch gefragt.
Darüber hinaus sollte eine Assistentin in einer Schlüsselposition natürlich die gängigen Office-Programme sehr gut beherrschen, über ein solides kaufmännisches Wissen verfügen und Kenntnisse in der Branche ihres Arbeitgebers vorweisen können. Schließlich müssen Sitzungen vorbereitet, Präsentationen gestaltet und umfangreiche Geschäftsreisen abgewickelt werden. "Von der Planung bis zur Abrechnung werden alle Schritte selbstständig übernommen", erläutert die Vorstandsvorsitzende. "Eine Assistentin muss sich in den Chef und in das Unternehmen hineinversetzen, um eigenverantwortlich zu handeln."
Der Einstieg in den Job erfolgt ganz klassisch über einen Lehrberuf wie "Industriekauffrau/-mann" oder auch "Bürokauffrau/-mann", für die weitere Qualifikation bieten sich Fortbildungen zur "Management-Assistentin" oder "Geprüfte/r Assistent/in für Kommunikation und Multimedia" an.
Wer direkt nach der Ausbildung eine Stelle im Vorzimmer eines Vorstands oder Topmanagers anstrebt, kann Studiengänge wie "Europasekretärin", "Office Management" oder "Business-Administration" absolvieren. Zunehmend entscheiden sich auch Akademiker für eine Karriere im sogenannten Backoffice (der Abwicklung). Dort geht es zum Beispiel darum, Geschäftsprozesse zu dokumentieren, zu kontrollieren, Zahlungen oder Lieferungen anzuweisen.
"Die Qualität der Arbeit ist bei den Sekretariatsangestellten in den letzten Jahren erheblich gestiegen", sagt Christian Näser, Vergütungsexperte der Personalberatung Kienbaum. "Eine fundierte Ausbildung ist enorm wichtig, wenn es um Karriere und Gehaltsentwicklung geht."
Am unteren Ende der Gehaltsrangliste befinden sich Schreibkräfte, Telefonistinnen und Empfangsdamen, deren Einkünfte zwischen 30 000 und 35 000 Euro im Jahr liegen. Eine Chefsekretärin in der Industrie oder der Dienstleistungsbranche hat im Jahr 2008 einer Kienbaum-Studie zufolge im Schnitt 51 500 Euro verdient. Die Assistentinnen von Vorstandsvorsitzenden erhielten etwa 65 000 Euro jährlich, mitunter auch mehr. "Solch einen Posten, bei dem man meist auch eigene Mitarbeiter unter sich hat, erreicht man allerdings erst nach vielen Berufsjahren", räumt Näser ein.
Vom Wandel unberührt ist allerdings die Tatsache, dass Vorzimmer und Sekretariat nach wie vor ganz klassische Frauendomänen sind. Nach Angaben des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement gibt es in Deutschland insgesamt 410 000 Sekretariatsangestellte - darunter befinden sich gerade mal 6000 Männer.