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Tipps für die perfekte Ablage

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation. Um nicht den Überblick zu verlieren, ist es ratsam, Ablagefächer undOrdner, in denen Dokumente aufbewahrt werden, eindeutig, übersichtlich und klar zu beschriften. Außerdem gilt: Die Ablage möglichst klein halten. Das bedeutet: Nicht alles muss ausgedruckt werden.

Die Ordner selbst möglichst schlank halten. In einem übervollen Ordner gestaltet sich die Suche nach Dokumenten meistens eher mühevoll.

Für eine gute Übersicht innerhalb eines Ordners sorgen Trennblätter und Register. Platziert werden sollten Aktenordner am besten griffbereit. Das gilt vor allem für Ordner, die man täglich braucht.

Ein jährlicher Entsorgungstermin darüber hinaus ist sinnvoll, zum Beispiel zu Beginn des Jahres. An diesem Tag werden alle Unterlagen im Archiv entsorgt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die aus diversen anderen Gründen nicht weiter aufbewahrt werden müssen.

Haftnotizen und Zettelboxen können zwar sehr praktisch sein, zum Beispiel um einen Artikel in einer Zeitschrift oder Zeitung zu markieren. Als Organisationsmittel taugen sie jedoch nicht besonders gut, denn sie sind unübersichtlich und gehen schnell verloren.

Besser geeignet – ob für Ideen, Gesprächsnotizen oder anstehende Aufgaben – ist eine Kladde oder ein digitaler Organizer. Diese helfen dabei, sich im wahrsten Sinne des Wortes nicht zu verzetteln.