Ordnungshilfe

Bitte nicht verzetteln – Bürodienstleister sorgen für Ordnung

Spezielle Bürodienstleister sorgen für Ordnung auf dem Schreibtisch, in den Akten, Belegen und der Buchhaltung. Dadurch haben die Kunden den Kopf für ihr Kerngeschäft frei.

Neulich bei einem Hamburger Rechtsanwalt. Beim Eintreten in sein Büro trifft mich fast der Schlag. Hunderte von Akten türmen sich nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch in den Regalen, auf den Fensterbänken und sogar auf dem Boden. In seinem Büro herrscht augenscheinlich das reinste Chaos. Ob ich hier in guten Händen bin?

Glücklicherweise trügt der erste Eindruck: Der Mann versteht sein Handwerk, ist kompetent und findet tatsächlich trotz der Unordnung auf Anhieb all jene Dokumente, die er zur Bearbeitung meines Falles benötigt. Im Gegensatz zu dem jungen Anwalt haben viele Unternehmer die Organisation ihres Büros überhaupt nicht im Griff. Sie verlieren immer mehr den Überblick und verschwenden regelmäßig wertvolle Arbeitszeit mit dem Suchen von Akten oder mit komplizierten Buchhaltungssystemen, die längst nicht mehr auf dem neuesten Stand sind.

Papiere sofort einsortieren und Akten mit nur einem Stichwort anlegen

Für Abhilfe können professionelle externe Bürodienstleister sorgen, die sich ab einem Honorar von etwa 35 Euro pro Stunde um den Daten- und Schriftverkehr, die Büroorganisation oder die Buchhaltung kümmern. „Einigen Kunden fehlt das Händchen oder die Zeit für die Büroarbeit. Andere wiederum haben keine Lust dazu oder aber nicht die Möglichkeit, eine feste Kraft einzustellen“, sagt Eike Ahrens. Die 55-Jährige hat mehr als 30 Jahre als Sekretärin und Geschäftsführungsassistentin gearbeitet und sich danach im Jahr 2006 mit dem Ahrens Büroservice selbstständig gemacht. Seitdem unterstützt sie ihre Kunden jeweils an einem festen Wochentag vor Ort beim Rechnungen- und Briefeschreiben, bei der Ablage, der Terminüberwachung, der vorbereitenden Buchführung oder der Auftragsabwicklung. Dadurch haben ihre Kunden den Kopf für ihr Kerngeschäft frei.

Besonders wichtig ist der versierten Sekretärin auf Zeit, eine Ordnung in das Büro zu bringen und dass ihre Kunden alles Wichtige einfach wiederfinden. „Ich bin keine Freundin von Ablagekörben. Besser ist es, alle Papiere gleich in Ordner einzusortieren“, rät Eike Ahrens. Wichtig ist ihr auch, dass die Ordner stets nur einen Namen tragen – also beispielsweise „Versicherungen“, „Vermietung“, „Auto“ oder „Rechnungen“. „Dadurch hat man dann zwar vergleichsweise viele Ordner im Regal, dafür aber keine lästigen Papierstapel“, so die Erfahrung von Ahrens. Ein weiterer Tipp von ihr: Was zusammengehört, wird zusammengefügt – und zwar mit einer offenen Klammerung. Das habe den Vorteil, dass sich die einzelnen Seiten wieder leicht entnehmen lassen. Und schließlich empfiehlt Eike Ahrens, einen Karton mit der Aufschrift „Könnte wichtig sein“ aufzustellen. In den Karton kommt alles, was eventuell irgendwann von Interesse sein könnte. Ahrens: „Wenn der Karton nach einer gewissen Zeit gefüllt ist, wird die untere Hälfte der Ansammlung ungesehen entsorgt. Denn was bis dahin nicht angefasst wurde, ist mit großer Wahrscheinlichkeit auch später nicht mehr von Belang.“

Auch Antonia Arnold betreibt seit vielen Jahren einen Büroservice. „Besonders Selbstständige und Inhaber kleiner Unternehmen haben oftmals das Gefühl, von Formular-, Verwaltungs- und Organisationsdingen quasi aufgefressen zu werden“, sagt die ausgebildete Bürokauffrau, die Mitglied im Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter ist. Sie arbeitet entweder direkt vor Ort bei ihren Kunden oder im eigenen Büro. Zu ihrem Dienstleistungsportfolio gehören Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Büroorganisation und Buchhaltungsvorbereitung. Darüber hinaus ist sie im Bereich Coaching und Schulungen tätig.

„Einigen Kunden hilft manchmal schon eine professionelle Beratung und Anleitung, um Struktur in Arbeitsabläufe und das Büro in den Griff zu bekommen“, sagt die 50-Jährige. Ihr Tipp für Papierjunkies und Menschen mit akuter Aufschieberitis: Alles, was an Post hereinkommt, gleich öffnen und vorsortieren sowie das, was sich in wenigen Minuten erledigen lässt, sofort abhaken.Prospekte und Werbung sind zu überfliegen und bei Desinteresse zügig wegzuwerfen.

Wie Eike Ahrens befürwortet Antonia Arnold aufgeräumte Schreibtische. Am Schreibtisch scheiden sich bekanntermaßen die Geister: Während die einen Locher, Maus und andere Utensilien mit dem Lineal perfekt ausrichten, stapeln sich bei anderen die Eingangspost, Belege, Gesprächsnotizen und Magazine auf dem Schreibtisch – mit dem Anwachsen der Papierstapel wächst dann meistens auch das schlechte Gewissen. „Ein ordentlicher Schreibtisch, der frei von unnötigem Ballast ist, macht nicht nur einen guten Eindruck auf Kunden und Kollegen. Er spart vor allem eine Menge Zeit“, sagt Antonia Arnold.

Unordnung kann auch für Probleme mit dem Finanzamt sorgen

„Außerdem ist es ein wirklich gutes Gefühl, den Schreibtisch nach getaner Arbeit ordentlich zu hinterlassen“, sagt Eike Ahrens. Daher ist es bei den Einsätzen der externen Bürodienstleister oftmals der erste Schritt, den Schreibtisch der Kunden aufzuräumen und teilweise über Monate angehäufte Schichten gezielt abzutragen. Damit es gar nicht so weit kommt, empfiehlt Antonia Arnold, nicht zu lange mit dem Anheuern einer professionellen Bürohilfe zu warten.

„Oftmals dauert es gerade mal ein paar Monate, bis man im Chaos versinkt oder möglicherweise sogar Probleme mit dem Finanzamt auftauchen, weil Belege fehlen“, so ihre Erfahrung. „Daher sollte man rechtzeitig in eine versierte Unterstützung investieren, die die Büroarbeit nicht nur schnell und zuverlässig, sondern meistens auch besser erledigt.“