Pilotprojekt: Politiker bekommen moderne Tablet-PCs

Ausdrucken, kopieren, lochen, heften, eintüten, beschriften, verschicken - all das soll im Amt Hohe Elbgeest bald der Vergangenheit angehören. Denn die Verwaltung möchte in naher Zukunft papierlos werden. Zumindest, was die Zusammenarbeit mit den zehn Gemeinden angeht, für die das Amt tätig ist und jährlich rund 300 Sitzungen vorbereitet und begleitet. Den Auftakt macht die Gemeinde Aumühle, deren Bürgermeister und Gemeindevertreter sich bereit erklärt haben, an einem Pilotprojekt teilzunehmen. Im April werden alle Politiker einen Tablet-PC bekommen - einen kleinen Computer im Handtaschenformat, auf dem dann alle Fäden der kommunalpolitischen Arbeit zusammenlaufen. Kostenpunkt: rund 60 000 Euro. "Die Politiker haben dann die Möglichkeit, von überall aus auf Ausschussunterlagen, Protokolle oder ihre E-Mails zurückzugreifen. 2015 möchten wir in Aumühle komplett papierlos arbeiten", erklärt Brigitte Mirow, leitende Verwaltungsmitarbeiterin des Amtes Hohe Elbgeest.

Zugriff auf alle Daten jederzeit möglich

Sie ist sicher, dass dieses Ziel nicht zu hoch gesteckt ist. Die Arbeit mit Tablet-PC sei zeitgemäß und werde sehr schell auch jene überzeugen, die möglicherweise der modernen Arbeitsweise derzeit noch skeptisch gegenüberstehen. Davon scheint es in Aumühle selbst jedoch gar nicht so viele zu geben. "Die Gemeindevertreter haben sofort 'Hier' gerufen, als wir ihnen diese Idee vorgestellt haben", so Brigitte Mirow. Auch der stellvertretende Bürgermeister Wolfgang Schättgen (UWG) bestätigt: "Wir freuen uns darauf. Schon vor Jahren habe ich darauf hingewiesen, dass wir bei unserer Arbeit Tonnen von Papier hin- und herschieben. Das macht einfach keinen Sinn", sagt er. Die jüngeren Gemeindevertreter seien es sowieso gewohnt, mit Tablets zu arbeiten. "Viele der älteren Politiker kommen aus der Wirtschaft, auch für sie ist die Arbeit damit normal. Allen anderen helfen wir über die Anfangsschwierigkeiten hinweg", so Schättgen. Auch Uwe Edler (SPD) ist sicher: "Wenn das erst mal funktioniert, ist das eine tolle Sache." Es spare viel Papier, das man lagern müsse. Und der Haushalt, mehr als einen Zentimeter dick, sei nur ein Teil davon. Genau den zieht auch Brigitte Mirow als Beispiel heran. Müssen beispielsweise für alle zehn Gemeinden die Haushalte vervielfertigt und verschickt werden, "brennt hier im Amtsgebäude die Hütte".

Derzeit arbeiten Systemadministrator Sven Kelling und sein Kollege daran, einerseits das neue, verschlüsselte Sitzungsdienstprogramm für alle zehn Gemeinden einzurichten und zugleich die Tablet-PCs für die Aumühler Politiker vorzubereiten. Sicherheitsstandards haben dabei oberste Priorität. Denn in den Unterlagen, auf die die Kommunalpolitiker dann zugreifen können, geht es oft um sehr vertrauliche Angelegenheiten, die keinesfalls für die Öffentlichkeit bestimmt sind. Brigitte Mirow wäre es am liebsten, dass sich die Gemeindevertreter über das Verwaltungssystem Allris auch per Mail austauschen. "Verschickt man über seinen E-Mail-Account auf dem privaten Computer Nachrichten, ist es so, als versende man einen offenen Brief ohne Umschlag. Das ist vielen gar nicht so bewusst", sagt sie. Das neue System auf dem Tablet-PC sei um einiges sicherer.

Ganz neu ist die Idee der papierlosen Verwaltung nicht. In ganz Deutschland testen Städte und Gemeinden die moderne Form der Zusammenarbeit. Während viele Städte mit Kostenersparnissen argumentieren, sagt Brigitte Mirow. "Günstiger ist das nicht, denn die Geräte müssen angeschafft und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Aber es erleichtert uns und den Politikern die Zusammenarbeit. Am Ende werden sie für diesen Service dankbar sein."