Digitalisierung

Wie Bargteheide die Warteschlangen besiegt

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Lutz Kastendieck
Bürgermeisterin Birte Kruse-Gobrecht (l.) hat am Terminal im Bürgerbüro symbolisch den ersten Termin vereinbart. Rechts Projektleiterin Jo-Lynn Schönfeld.

Bürgermeisterin Birte Kruse-Gobrecht (l.) hat am Terminal im Bürgerbüro symbolisch den ersten Termin vereinbart. Rechts Projektleiterin Jo-Lynn Schönfeld.

Foto: Lutz Kastendieck

Von sofort an können Termine im Rathaus online vereinbart werden – entweder mit mobilen Endgeräten, oder am Terminal im Bürgerbüro.

Bargteheide.  Lange Warteschlangen vor dem Bürgerbüro im Innenhof des Rathauses Bargteheide sollen jetzt der Vergangenheit angehören. Von sofort an können sich die Einwohner der Stadt für alle Anliegen und Dienstleistungen Termine online buchen – entweder über ihre digitalen Endgeräte von zu Hause, oder aber an einem modernen Terminal am Eingang des Bürgerbüros. „Das neue System schafft mehr Klarheit für alle, für die Bürger Bargteheides, wie die Mitarbeiter der Stadtverwaltung“, sagt Bürgermeisterin Birte Kruse-Gobrecht. Durch die Onlineterminvergabe würden künftig die Wartezeiten deutlich reduziert, zudem könnten die personellen Ressourcen im Rathaus effektiver geplant und eingesetzt werden.

Die Stadt Reinbek war Vorreiter und Vorbild

Laut Stadtsprecher Alexander Wagner sei das Projekt Anfang des vergangenen Jahres angeschoben worden und habe durch die Folgen der Corona-Pandemie einen deutlichen Schub erfahren. „Die massiven Einschränkungen im Kundenverkehr durch die weitreichenden Hygieneauflagen erforderten neue Überlegungen und Lösungen“, so Wagner. Zu offensichtlich sei der Unmut der Bürger gewesen, die teilweise bis zu zwei Stunden bei Wind und Wetter im Innenhof ausharren mussten.

Orientiert habe man sich bei der Umsetzung des Projekts an den guten Erfahrungen der Stadt Reinbek. Sie war zwei Jahre zuvor Vorreiter in Stormarn bei der Einführung eines cloudbasierten Buchungssystems. So arbeitet nun auch die Stadt Bargteheide mit dem dänischen Dienstleister FrontDesk zusammen, der seit vielen Jahren erfolgreich intelligente Lösungen für digitale Warteschlangen beziehungsweise effizientes Terminmanagement entwickelt.

Dänische Firma FrontDesk neuer Partner

Laut Wagner habe die Stadtverwaltung Bargteheide mehrere Angebote eingeholt, sich aber letztlich ebenfalls für das bewährte System aus dem nördlichen Nachbarland entschieden. „FrontDesk hat in Dänemark inzwischen eine fast flächendeckende Marktabdeckung erreicht, 90 Prozent aller Kommunen greifen auf die Systeme dieses Anbieters zurück“, berichtet Wagner.

Für Projektleiterin Jo-Lynn Schönfeld ist das „FrontDesk“-System überaus benutzerfreundlich, weil intuitiv nutzbar, sprich, weitgehend selbsterklärend. „Über logisch aufgebaute Menüs wird der Bürger zur Terminvereinbarung für 59 verschiedene Dienstleistungen geleitet“, erklärt Schönfeld. Dazu gehört unter anderem eine vollständige Übersicht jener Unterlagen, Formulare und Dokumente, die von den Bürgern für die Bearbeitung zu den Terminen mitgebracht werden müssen.

System wird auch bei Bundestagswahl genutzt

Das neue Buchungssystem führt die online georderten Termine mit jenen zusammen, die am Terminal im Bürgerbüro vereinbart worden sind. Am Bearbeitungstag meldet sich der Kunde dann mit seiner Telefonnummer oder einem Zahlencode am Terminal im Bürgerbüro an und signalisiert so sein Erscheinen. „Wer zehn Minuten zu früh kommt, muss unter Umständen etwas Wartezeit in Kauf nehmen. Wer allerdings zehn Minuten zu spät eincheckt, hat Pech, weil das System den Termin dann automatisch storniert“, warnt Schönfeld.

Pro Jahr fallen etwa 12.000 Euro Lizenzgebühr und Betreuungskosten an, fürs Terminal und den Infoscreen wurden einmalig 8000 Euro fällig. „Wir sind aber überzeugt, dass dies eine sinnvolle Investition ist, von der Bürger und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren“, ist Bürgermeisterin Birte Kruse-Gobrecht überzeugt. Das neue System wird übrigens auch schon zur Beantragung der Briefwahlunterlagen für die kommende Bundestagswahl am 26. September genutzt. Dafür wurde in Dänemark extra ein weiteres Terminal angefordert.

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