Norderstedt und die Region

So viel Homeoffice gibt es in unseren Behörden

| Lesedauer: 14 Minuten
Jörg Riefenstahl
Yves Pletorack, der im Team Personal der Stadtverwaltung Norderstedt arbeitet, lebt mit seiner Familie in Henstedt-Ulzburg. „Weil unsere beiden Kinder derzeit zu Hause betreut werden müssen, versuchen meine Frau und ich, so viel es geht in den eigenen vier Wänden zu arbeiten.

Yves Pletorack, der im Team Personal der Stadtverwaltung Norderstedt arbeitet, lebt mit seiner Familie in Henstedt-Ulzburg. „Weil unsere beiden Kinder derzeit zu Hause betreut werden müssen, versuchen meine Frau und ich, so viel es geht in den eigenen vier Wänden zu arbeiten.

Foto: Stadt Norderstedt

Viele Mitarbeiter arbeiten während der Corona-Pandemie im Homeoffice. So gestaltet sich das Aktenstudium am Küchentisch.

Norderstedt. Arbeiten im Homeoffice – was vor einem Jahr undenkbar schien, ist heute für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer tägliche Realität: Sie arbeiten zu Hause – das gilt auch für die Beschäftigten in den Behörden. Aber wie klappt es in den Verwaltungen von Städten und Gemeinden im Kreis Segeberg mit der Heimarbeit? Wer macht mit, was läuft gut – wo gibt es Probleme? Wird mobiles Arbeiten möglicherweise zur Dauerlösung? Das Abendblatt hat nachgefragt.


Stadtverwaltung Norderstedt
Yves Pletorack ist Teamleiter in der Personalabteilung der Norderstedter Stadtverwaltung. Er sieht vor allem Vorteile im Homeoffice. „Weil unsere Kinder, die drei und fünf Jahre alt, derzeit zu Hause betreut werden müssen, versuchen meine Frau und ich, so viel es geht in den eigenen vier Wänden zu arbeiten“, sagt der Familienvater. „Dass die Stadt mir die Möglichkeit gibt, im Homeoffice zu arbeiten, ist in der jetzigen Situation sehr hilfreich. Ich habe vorher viel Zeit ,auf der Arbeit‘ verbracht.“ In der aktuellen Situation sei das Arbeiten sicherlich nicht leichter geworden, aber: „Meine Jungs haben jetzt ihren Papa zurück! Wir genießen die gemeinsame Zeit.“

Die Stadt Norderstedt hatte schon im Frühjahr 2020 damit begonnen, im Sinne des Infektionsschutzes und des von Kanzlerin Angela Merkel ausgegebenen Mottos „Stay at Home“ Möglichkeiten in Sachen Homeoffice auszuloten und auszuweiten. Gab es vor der Pandemie im Bereich der Kernverwaltung lediglich einige Dutzend Homeoffice-Lizenzen, so sind es heute annähernd 600. Damit sind deutlich mehr als 50 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch im Homeoffice tätig, betont Stadtsprecher Bernd-Olaf Struppek.

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In vielen anderen Bereichen müssen die Mitarbeiter aber vor Ort sein. Erzieherinnen und Erzieher etwa, der Winterdienst, die Müllabfuhr, die Sielbereitschaft, Scheckauszahlung im Sozialamt, Notdienst des Jugendamtes, das Einwohnermeldeamt und das Standesamt.

Schon vor dem ersten Lockdown hatte die Stadtverwaltung begonnen, ihre Mitarbeiter in sogenannte Kohorten aufzuteilen: Die Teams wechseln sich ab – eine Woche sind sie im Rathaus tätig, danach eine Woche im Homeoffice. Das funktioniere im Bereich der sachbearbeitenden Verwaltung am besten sowie in Bereichen, die bereits vor Corona überwiegend digital gearbeitet haben – beispielsweise in der Informationstechnik.

Probleme habe es phasenweise vor allem hinsichtlich der technischen Ausstattung gegeben – wie in vielen anderen Verwaltungen und Unternehmen auch, betont Struppek. Wegen der „extremen Nachfrage nach Hardware“ sei auch die Stadtverwaltung nicht in der Lage gewesen, alle erforderlichen Geräte sofort anzuschaffen.

Die wichtigsten Corona-Themen im Überblick

Im Homeoffice kommunizieren die Kolleginnen und Kollegen im Rathaus wie sonst auch – per Telefon, Telefonkonferenz, per E-Mail, neuerdings auch verstärkt in Videokonferenzen. Die Vorteile von Homeoffice liegen aus Sicht der Verwaltung neben dem Infektionsschutz in der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf gerade in Krisenzeiten. Zudem steige die Flexibilität in der Aufgabenwahrnehmung durch aufgeteilte Arbeitszeiten und den teilweisen Wegfall von Fahrtzeiten.

„Den entscheidenden Nachteil von Homeoffice sehen die Mitarbeitenden darin, dass der Kontakt von Mensch zu Mensch auch durch moderne Kommunikationstechnik nicht ersetzt wird“, sagt Struppek. Das deckt sich mit den Erfahrungen der vergangenen Wochen von Teamleiter Yves Pletorack. „Ich merke mittlerweile, wie wichtig mir der direkte Austausch mit meinen Kollegen für das Wohlbefinden und die Motivation am Arbeitsplatz sind“, ergänzt der Familienvater aus Henstedt-Ulzburg.

In vielen Bereichen der Verwaltung habe der durch die Pandemie kurzfristig notwendige Übergang von der Arbeit im Rathaus hin zum Homeoffice „erstaunlich gut und ohne größere Reibungsverluste funktioniert“, betont Norderstedts Oberbürgermeisterin Elke Christina Roeder. „Viele Kolleginnen und Kollegen haben aus der Not eine Tugend gemacht. Homeoffice ist ein Baustein im Konstrukt künftiger Verwaltungsarbeit. Aber der direkte Kontakt, von Mensch zu Mensch, von Kollegin zu Kollege und von Mitarbeitenden zu Bürgerinnen und Bürgern ist und bleibt wichtig und fester Bestandteil unserer Arbeit.“


Kreisverwaltung in Bad Segeberg:

Wegen des Lockdowns werden in der Kreisverwaltung Termine nur noch für Vorgänge vergeben, die aus rechtlichen Gründen ein persönliches Erscheinen zwingend erfordern – etwa in der Ausländerbehörde, der Führerscheinstelle und bei Kfz-Zulassungen. Auch Jugendämter und der Soziale Dienst bleiben nach Terminvereinbarung für den Publikumsverkehr geöffnet. „Alle weiteren Anliegen müssen aufgrund der Pandemie-Lage aktuell per Mail oder Telefon geklärt werden“, sagt Kreissprecherin Sabrina Müller.

Derzeit arbeiten etwa 650 Mitarbeiter dauerhaft oder teilweise im Homeoffice. Das entspricht etwa 60 Prozent der Kreisverwaltung. Da der organisatorische Aufwand in einigen Fällen größer ist – weil beispielsweise der schnelle Zugriff auf Akten im Homeoffice fehlt –, könne es zu längeren Bearbeitungszeiten kommen. „Termingebundene Anträge werden aber jederzeit fristgerecht abgearbeitet“, versichert die Kreissprecherin. Überall dort, wo hauptsächlich Verwaltungsarbeiten zu erledigen sind und die Abteilungen schon auf digitale Formen wie die E-Akte oder Flex-IT umgestellt sind, funktioniere Homeoffice sehr gut.

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Technische Störungen könnte aber die Arbeit zu Hause erschweren. „Zudem fehlen die sozialen Kontakte in den einzelnen Fachdiensten, da nie alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gemeinsam vor Ort sind“, sagt Sabrina Müller. Und nicht jeder finde zu Hause den nötigen Raum und die nötige Ruhe zum konzentrierten Arbeiten. Viele stehen zudem unter der Doppelbelastung von Homeschooling und Kinderbetreuung. „Eine Trennung zwischen Arbeit und Privat kann da für einige schwierig sein“, sagt die Sprecherin. Die Vorteile des mobilen Arbeitens seien die flexiblere Gestaltung des Arbeitstages, Wegfall des Fahrtweges, weniger Störungen und Unterbrechungen und bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wünschen sich die Mitarbeiter dauerhaft Homeoffice? „Teilweise ja, teilweise nein“, sagt die Kreissprecherin. „Wenn die richtigen Voraussetzungen da sind – technisch und im häuslichen Bereich – können sich sicherlich viele vorstellen, einen Teil ihrer wöchentlichen Arbeitszeit von zu Hause aus zu erbringen.“ Hierzu werde es demnächst eine interne Abfrage geben.


Stadtverwaltung Bad Bramstedt

Das Rathaus und das Tourismusbüro von Bad Bramstedt sind geschlossen. Von 65 Beschäftigten arbeiten 48 (73 Prozent) im Homeoffice. Ende des Monats sollen es 50 sein (76 Prozent). Rechnet man die fünf Auszubildenden hinzu, arbeiten 55 Personen zeitweise oder dauerhaft mobil – macht 84 Prozent der Belegschaft.

Homeoffice funktioniere in allen Bereichen des Bürgeramtes. Da nicht alle Akten digitalisiert sind, könne es vorkommen, dass Rückfragen nicht immer sofort beantwortet werden. Vor allem im Bereich allgemeine Verwaltung und Finanzen sei Homeoffice sehr gut umsetzbar. Für Vorstellungsgespräche habe sich indes herausgestellt, dass ein Online-Treffen das persönliche Gespräch nicht ersetzen kann.

Präsenz ist auch im Ordnungsamt, Meldeamt, Bauhof, Standesamt und im Sozialamt gefragt. Gleiches gilt für Hausmeister, die Asylbewerberwohnungen betreuen. Das Bürgeramt ist für dringende Fälle nach Terminabsprache geöffnet. Ärgerlich sei es, wenn vereinbarte Termine nicht wahrgenommen werden.

Im Homeoffice gehören Videokonferenzen via Zoom, Jitsi und neuerdings per BigBlueButton zum Arbeitsalltag. Was fehlt, ist der persönliche Kontakt. „Ich bin ein großer Freund von Anwesenheit im Rathaus. Die kleinen Gespräche im Türrahmen, auf dem Flur, die kurzen Infos zwischendurch – auch die bringen ganz viel“, sagt Bramstedts Bürgermeisterin Verena Jeske. Im Homeoffice schätzt sie den Vorteil, mehr Ruhe zum Arbeiten zu haben.

Probleme gibt es immer mal wieder mit der Datenverbindung mit Dataport und im Landesnetz. Für Mitarbeiter, die zu Hause ihre Kinder betreuen, sei Homeoffice manchmal nur schwer umzusetzen. Homeoffice werde dennoch als Erleichterung empfunden, da sonst die Kinderbetreuung organisiert werden müsse. Einzelne Mitarbeiter müsse man „bremsen“, da sie sonst im Homeoffice kein Ende finden.

Um die soziale Isolation zu begrenzen, kehren die Mitarbeiter regelmäßig abwechselnd an ihren Arbeitsplatz im Büro zurück. Verena Jeskes Fazit: „Die meisten Mitarbeiter sehen Homeoffice positiv und wollen es weiter praktizieren. Allerdings in begrenztem Umfang.“
Amtsverwaltung Trave-Land

Im Amt Trave-Land haben grundsätzlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, aus dem Homeoffice zu arbeiten – sofern gewährleistet ist, dass immer zwei bis drei Personen für dringende Notfälle vor Ort im Amt sind. Etwa 30 der 45 Mitarbeiter nehmen Homeoffice abwechselnd in Anspruch.

Jan-Henrik Fechner, Teamleiter Organisation und Personal, hält einige Voraussetzungen für effizientes Arbeiten im Homeoffice für unerlässlich. „Aus meiner Sicht ist die Einführung eines funktionierenden Homeoffice-Betriebes nur in den Verwaltungen möglich, in denen es bereits eine gut funktionierende digitale Akte, die digitale Rechnungsbearbeitung und die entsprechenden Server gibt, die eine zielführende Bearbeitung von zu Hause aus ermöglichen“, sagt Fechner, der auch Stellvertreter des leitenden Verwaltungsbeamten ist. Diese Voraussetzungen innerhalb weniger Wochen als Reaktion auf die getroffenen Corona-Verordnungen zu schaffen, sei unmöglich.

In einer Amtsverwaltung, die für die Belange der Bürger von 27 kleinen Gemeinden zuständig ist, sei immer eine gewisse Präsenz notwendig. Etwa im Einwohnermeldeamt , im Asyl-, Grundsicherungs- und Sozialhilfebereich (für Notfälle) und der Amtskasse. Auch die Mitarbeiter der Poststelle, in der eingehende Post und Rechnungen digitalisiert werden, damit diese im Homeoffice bearbeitet werden können, können ihre Arbeit nicht von zu Hause aus erledigen.

„Die Verwaltung ist geschlossen“, betont Fechner. Für Notfälle sei es nur nach Terminabsprache möglich, sämtliche Bereiche der Verwaltung aufzusuchen. Generell funktioniere Homeoffice ohne nennenswerte technische Probleme. „Das dienstliche Telefon ist auf ein Endgerät im Homeoffice umgestellt. Dienstliche Mails laufen automatisch auf einen gestellten Dienstlaptop auf. Bei Bedarf sind auch Videokonferenzen möglich“, betont Fechner. Insbesondere bei mehrtägigem Arbeiten aus dem Homeoffice bedürfe es jedoch einer genauen Vorbereitung, damit alle nicht digital verfügbaren Arbeitsmittel auch von zu Hause aus eingesetzt werden können. Im normalen Dienstbetrieb ohne Corona-Sonderregelungen sei der Donnerstag als Präsenztag in der Verwaltung festgelegt, sodass mindestens an diesem Tag ein persönlicher Austausch möglich sei.

Die Trennung – erst Kinderbetreuung, dann die Arbeit – sei über einen längeren Zeitraum für Arbeitnehmer ohne gesundheitliche Probleme kaum zu leisten, bei Alleinerziehenden nahezu ausgeschlossen. Fechner: „Langfristig wird es wichtig sein, auf eine Trennung zwischen Privat und Arbeit zu achten, da ansonsten mit dem Anstieg psychischer Erkrankungen zu rechnen ist.“

Da die Fahrzeit zum Arbeitsplatz entfalle, bleibe mehr Zeit für die Freizeitgestaltung. Ob damit der Wunsch der Arbeitnehmer nach mehr Homeoffice wachse, bleibe abzuwarten. „Wobei ich davon ausgehe, dass das Amt diese Möglichkeit weiter anbieten wird.“


Verwaltung Henstedt-Ulzburg

In Hen­stedt-Ulzburgs Verwaltung arbeiten drei Viertel der 100 Mitarbeiter ständig oder abwechselnd im Homeoffice. „Besonders gut funktioniert es dort, wo kein direkter Bürgerkontakt notwendig ist und keine Akten oder Baupläne in haptischer Form benötigt werden, sprich die Arbeit per PC, Laptop und Telefon erledigt werden kann“, sagt Pressesprecher Malte Pohlmann.

Das Rathaus ist auch hier generell geschlossen und nur für dringende Notfälle mit Termin geöffnet. Im Einwohnermeldeamt, der Poststelle und der EDV sind Mitarbeiter vor Ort unerlässlich, ebenso für dringende Fälle im Sozialamt und im Standesamt. ,,Die technische Ausrüstung wurde im vergangenen Jahr verbessert. Jeder Arbeitsplatz wurde mit einer Webcam für Videokonferenzen ausgestattet, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit nach Hause nehmen können, wenn sie im Homeoffice arbeiten“, sagt Pohlmann.

Kommuniziert wird per Mail, Telefon und Videokonferenz. „Videokonferenzen werden mittlerweile immer stärker genutzt – auch von Personen, die dieser Technik vorher skeptisch gegenüberstanden“, sagt Pohlmann.

Ein Problem sei bei einigen Mitarbeitern die technische Ausstattung, für die jeder Mitarbeiter selbst verantwortlich sei. ,,Sollte technische Ausrüstung benötigt werden, stellt der Arbeitgeber Laptops“, betont Pohlmann. Ein größeres Problem sei der aktuelle Lockdown in Verbindung mit der Schließung von Kitas und Schulen. ,,Eltern stehen vor der Herausforderung, Homeoffice und Kinderbetreuung unter einen Hut zu bekommen. Wenn dann auch noch kein geeigneter Arbeitsplatz in der Wohnung oder im Haus zur Verfügung steht, an dem man ungestört arbeiten kann, wird es schwierig.“

Kollegen und Kolleginnen vermissen darüber hinaus den direkten Kontakt zueinander. „Das Gemeinschaftsgefühl, das auch durch gemeinsame Aktivitäten während und außerhalb der Arbeitszeit entsteht, geht ein Stück weit verloren.“

Ohne Arbeitsweg in den Arbeitstag zu starten und zeitlich flexibel zu arbeiten, werde als Vorteil empfunden. „Bei vielen ist konzentrierteres Arbeiten möglich, da Störfaktoren aus dem Büroalltag entfallen“, sagt Pohlmann. Zumindest tageweise würden viele Kollegen Homeoffice auch nach der Pandemie gerne weiterhin in Anspruch nehmen.

Bürgermeisterin Ulrike Schmidt teilt die Einschätzung, dass Homeoffice im Großen und Ganzen in der Gemeinde gut funktioniert und in der aktuellen Situation sehr geboten ist. ,,Alle Mitarbeitenden, denen es möglich ist, wurden angehalten, zumindest tageweise ins Homeoffice zu gehen. Die Kommunikation über Videokonferenzen wird immer beliebter. Auch wenn Treffen in Präsenz und die Arbeit im Büro Vorzüge haben, die Homeoffice nicht bieten kann – es wird auch nach der Pandemie Situationen geben, in denen wir auf die jetzt erlernten Techniken und Arbeitsmodelle gerne zurückgriffen werden!“

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