Ratgeber Extra

Gute Kommunikation in der Firma

Die Unternehmenskultur kann durch das Intranet nachhaltig verbessert werden. Doch für kleine Firmen ist die Technik oft zu teuer

„He, Intranet, gib mir die neue Reisekostenrichtlinie!“, ruft Lutz Hirsch in sein Smartphone. Das ist seine Antwort auf die Frage, was das Firmen-Intranet der Zukunft können muss. Dazu gehören Spracherkennung, eine hervorragende Suchfunktion und grenzenlose Mobilität. Lutz Hirsch muss es wissen, denn er gehört mit seinem Hamburger Unternehmen Hirschtec zu den führenden deutschen Spezialisten für Intranets und digitale Arbeitsplätze. Im Gespräch erinnert er sich an sein erstes Projekt im Jahr 2003 beim Automobilzulieferer ZF Friedrichshafen und sagt: „Das Erstaunliche ist, dass sich die Kernanforderungen an ein Intranet im Laufe der Jahre kaum verändert haben. Was sich drastisch verändert hat, ist das Spektrum der eingesetzten Technologien und die Bedeutung der vernetzten Kommunikation.“ Einen sehr großen Einfluss haben die sozialen Medien, allen voran Facebook.

Dauerte es früher zwei bis drei Jahre, bis Technologien aus dem Internet auch in Firmennetzwerken genutzt wurden, hat sich diese Spanne auf wenige Monate verkürzt. Mit Chat-Funktionen und einem „Activity Stream“ á la Facebook ziehen völlig neue Kommunikationsformen in die Unternehmen ein. Das verändert nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Art und Weise der Zusammenarbeit, das, was Fachleute Unternehmenskultur nennen. Andrea van Bezouwen, die bei Frosta den Intranet-Start betreute, macht das mit einem einfachen Beispiel deutlich. Der Lebensmittelhersteller fühlt sich besonders der Nachhaltigkeit und dem Reinheitsgebot verpflichtet. Das Prinzip der Transparenz pflegt man nicht nur nach außen, sondern über das Intranet auch nach innen. Eine von vielen Neuentwicklungen fand eine Mitarbeiterin nicht überzeugend. Denn die Deklaration auf der Packung entsprach zwar den Vorschriften, war aber nicht optimal. Über das Intranet fand sie die richtigen Ansprechpartner. Das Problem wurde sozusagen auf dem kurzen Dienstweg gelöst, lange bevor es einem Kunden auffallen konnte.

In diesem Effekt sehen Experten die Lösung für viele Probleme in Unternehmen. Denn sehr häufig sind Abteilungen und Zuständigkeiten zu Barrieren geworden. Jeder denkt nur in seinem Aufgabenbereich. Das eigentliche Unternehmensziel gerät aus den Augen. Das Gefühl der Zusammengehörigkeit leidet und gute Ideen bleiben auf der Strecke. Ein gut funktionierendes Intranet führt zu mehr Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg, fördert die Zusammenarbeit und kann enorme Potenziale freisetzen.

Die Technik muss sich der Arbeitsweise anpassen

Die drei Top-Merkmale, die sich Mitarbeiter heute von einem Intranetauftritt wünschen, sind eine gute Suchfunktion, eine klare Struktur und eine integrierte Personalisierung. Im Zeitalter von WhatsApp wird die Chat-Funktion immer wichtiger. Nach einer aktuellen Studie würden ein Drittel aller Berufstätigen auch im Arbeitsalltag diesen Kommunikationskanal gerne nutzen. Außerdem erwarten Mitarbeiter, dass das Intranet unkompliziert funktioniert.

Die drei häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der Einführung eines Intranet machen, sind ein zu starker Fokus auf die Technologie, der Projektansatz und mangelnde Schulung. Die Technik muss sich immer der Arbeitsweise des Nutzers anpassen und wirklich nützlich sein. Mit einem Einführungsprojekt ist es nicht getan. Die Weiterentwicklung des Intranet hat eher Programm- als Projektcharakter. Es sollte ständig gepflegt und weiterentwickelt werden. Auch die nutzerfreundlichste Anwendung erklärt sich im Unternehmenskontext nie von selbst. Die Erfahrung zeigt, die geduldige Schulung im direkten Arbeitseinsatz ist die beste Garantie für eine aktive Nutzung.

Ab einer Unternehmensgröße von 30 bis 40 Mitarbeitern macht ein Intranet Sinn. Praktisch alle deutschen Unternehmen mit mehr als 5000 Beschäftigten verfügen heute über eine interne Plattform, schätzt Lutz Hirsch. Deutlich schlechter sieht es im Mittelstand aus. Häufig ist die eingesetzte Technologie dort mehr als zehn Jahre alt und die Funktionalität beschränkt sich auf die Sammlung von Dokumenten. Der Internetauftritt glänzt nach außen, das Intranet wird stiefmütterlich vernachlässigt.

Nur 20 bis 30 Prozent der Unter-nehmen unter 500 Mitarbeitern setzen ein Intranet ein. Dabei spielen die Kosten eine Rolle. Denn ein Intranet kostet pro Nutzer und Jahr in einem Großkonzern etwa drei bis vier Euro. Ein kleines oder mittleres Unternehmen kommt auf etwa 20 bis 30 Euro pro Jahr und Nutzer. Ein weiterer Aspekt ist die Sicherheit. Je größer oder interessanter ein Unternehmen ist, desto häufiger wird es auch von außen angegriffen. 20 bis 30 Attacken pro Tag sind für einen Großunternehmen keine Seltenheit. Aber der Sicherheitsaspekt ist kein unüberwindbares Hindernis, ist Lutz Hirsch überzeugt: „Insbesondere Cloud-Lösungen sind viel sicherer als ihr Ruf. Bei großen Anbietern kümmern sich Tausende Menschen um das Thema Sicherheit. Kein Mittelständler könnte diesen Aufwand leisten.“ Die Cloud-Lösung, das heißt die Auslagerung in professionelle Rechenzentren, ist unter Kosten- und auch unter dem Sicherheitsaspekt für kleine und mittelständische Unternehmen der Königsweg zum eigenen, modernen Intranet.