Welche Daten darf ein Vermieter von mir verlangen?

Schufa-Auskunft, Arbeitsvertrag, Alter, Familienstatus – viele Mietinteressenten geben viel von sich preis, um eine Wohnung zu bekommen. Ist das richtig so? Die wichtigsten Fragen dazu beantwortet Axel H. Wittlinger, Chef des Immo­bilienverbandes Nord und der Immobilienverwaltung StöbenWittlinger.

Frage: Viele bringen eine Bewerbungsmappe mit vielen Daten mit zu einer Wohnungsbesichtigung. Aber welche Daten dürfen auch rechtlich gesehen verlangt werden?

Alex H. Wittlinger: Generell dürfen keine Daten verlangt werden, die gegen das AGG (Allgemeine Gleichstellungsgesetz) verstoßen. Dies sind etwa Familienstand, Religionszuge­hörigkeit oder Herkunft. Ferner sind die Bestimmungen des Datenschutzes zu beachten. Welche Informationen zum Haushalt und den wirtschaftlichen Verhältnissen verlangt werden dürfen, hängt davon ab, wie konkret das Interesse des Mietsuchenden ist. Möchte er nur eine erste unverbindliche Wohnungsbesichtigung, so dürfen nach herrschender Meinung der Aufsichtsbehörden für Datenschutz keine wirtschaftlichen Daten erfragt werden. Erst wenn ein konkretes Interesse an der Anmietung vorliegt, welches spätestens bei einer positiven Rückmeldung nach der Wohnungsbesichtigung der Fall ist, dürfen Informationen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen verlangt werden.

Frage: Worin besteht für Immobilienverwaltungen/Vermieter die Herausforderung mit der neuen Datenschutzverordnung?

Wittlinger: Die Herausforderungen haben sich durch die DSGVO nicht wesentlich geändert, das Bewusstsein für den Datenschutz wurde durch die neue Verordnung mit Androhung von Bußgeldern bei Verstößen jedoch bei vielen Verwaltern/Vermietern geschärft. Gerade beim Vermietungsprozess werden die Anbieter teilweise mit personenbezogenen Daten überschüttet. Da kommt es schon einmal vor, dass Interessenten unaufgefordert ganze Bewerbermappen inkl. Gehaltsnachweisen und Schufa-Auskunft per E-Mail einreichen. Der Vermieter/Verwalter muss in seinem Unternehmen einen Prozess installieren, sodass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf diese sensiblen Daten haben. Ansonsten sind alle Unterlagen gesichert aufzubewahren für maximal vier Monate – um ggfs. Ansprüche des Mietinteressenten wegen des Verstoßes gegen das Antidiskriminierungsgesetz prüfbar zu halten. Nach Ablauf dieser Einspruchsfrist müssen alle Unterlagen und Daten gelöscht bzw. vernichtet werden.

Frage: Wie haben Sie das Datenproblem gelöst?

Wittlinger: Zunächst einmal haben wir mit unserem Datenschutzbeauftragten alle kritischen Prozesse im Unternehmen analysiert und definiert. Unser Ziel ist: im Vorfeld möglichst wenige personenbezogene Daten und den Mitarbeiterkreis begrenzen, der Zugang dazu hat. Wir nutzen dazu auch einen externen Programmanbieter (Immomio) – hier geben wir die Eckdaten der zu vermietenden Wohnung ein und leiten auch die Anfragen von Suchinteressenten auf diese Plattform. Interessenten wiederum können sich dort registrieren und auch Bewerbungsunterlagen dort einmalig hinterlegen. Immomio matcht die Wohnungsdaten dann mit den Profilen der Suchenden. Wir bekommen dann nur noch eine Auswahl von Bewerbern angezeigt, deren Suchwünsche zu der jeweiligen Wohnung passen. Die Daten werden also sinnvoll verarbeitet, ohne dass sie uns wirklich vorliegen. Das ist zum einen deutlich einfacher, als 100 Menschen durch eine Wohnung zu führen, einen Auskunftsbogen ausfüllen zu lassen und Bewerbungsunterlagen entgegenzunehmen, zum anderen ist es datenschutzrechtlich sicher und führt qualitativ zu besseren Vermietungsergebnissen.