Serie, Teil 2: Mitarbeitersuche leicht gemacht

Höchstens zehn Prozent passen

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Die Mappen sind angekommen - wen soll man einladen?

Die Stellenausschreibung war erfolgreich? Es sind zahlreiche Bewerbungen eingegangen? Dann ist jetzt Tempo gefragt. "Es ist ganz wichtig, den Bewerbern eine schnelle Rückmeldung zu geben", sagt Ulrike Schöning, Geschäftsführerin der HSG Consultancy in Hamburg. "Sonst verliert man die guten Kandidaten." Schließlich bewerben sich Jobsuchende in der Regel bei mehreren Arbeitgebern.

"Wenn man umgehend auf eine Bewerbung reagiert, nimmt das den Kandidaten für das Unternehmen ein", bekräftigt Ralf Seyfert, Geschäftsführer der Personalvermittlung home of jobs, Niederlassung Hamburg. Gerade kleinere Firmen könnten so bei den Bewerbern punkten. "Schon an dieser Stelle beginnt die Bindung des Kandidaten", betont Seyfert. "Das ist wichtig - gute Leute sind knapp."

Auf welchem Weg die Eingangsbestätigung verschickt werden sollte, hängt von der Form ab, die der Bewerber gewählt hat: Auf ein postalisches Schreiben antwortet man am besten auch per Brief, auf E-Mail-Bewerbungen reagiert man online.

Die Bewerber werden in die Kategorien A, B und C eingeteilt

Dann geht es darum den Stapel an Bewerbungen zu sortieren. Wenn zuvor ein klares Anforderungsprofil für die Stelle formuliert worden ist, sollte das relativ leichtfallen. "Man sortiert nach den Kategorien A, B und C", erklärt Ulrike Schöning. C sind diejenigen, die sofort abgelehnt werden, A und B - die "Sehr-interessant-" und die "Vielleicht-Kandidaten" - werden weiter bearbeitet. "Grob kann man sagen, dass meist 80 Prozent der Bewerber nicht zu der ausgeschriebenen Stelle passen. 20 Prozent von ihnen kommen in die engere Wahl und fünf bis zehn Prozent werden schließlich zum Gespräch eingeladen", hebt Schöning hervor.

"Die im Anforderungsprofil genannten Qualifikationen sollte man gewichten", sagt Ralf Seyfert. Was der Kandidat an Können und Wissen auf jeden Fall mitbringen muss, werde mit einem "unbedingt" versehen. Verfügt er nicht über diese Qualifikation, wird derselbe Punkt zum K.-o.-Kriterium. "Am Ende habe ich dann eine Tabelle, in der ich quasi abhaken kann: sehr gut erfüllt, erfüllt, nicht erfüllt", erklärt Personalvermittler Seyfert. "Wenn jemand drei 'Unbedingt'-Kriterien mit 'sehr gut' erfüllt hat, kann ich ihn zum Gespräch in die Firma einladen." Ulrike Schöning von HSG Consultancy rät dazu, mit den interessanten Kandidaten vorab ein kurzes Telefoninterview zu führen. "Maximal 30 Minuten", sagt sie. "Aber überfallen Sie die Bewerber nicht, das wäre unfair. Auch das kurze Telefonat sollte vorher terminiert werden." Schließlich gehe es ja auch darum, dem künftigen Mitarbeiter seine Wertschätzung zu zeigen.

Vorgeschaltete Telefoninterviews helfen, den Auswahlprozess zu beschleunigen. "Natürlich kann man dabei auch Erfahrungen und Kompetenzen abfragen, vorrangig geht es aber um die kommunikative Kompetenz des Bewerbers und die Frage, welche Motivation er mitbringt."

Vor allem für Kandidaten, die später als Mitarbeiter direkten Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern haben werden, seien Telefoninterviews zwingend, hebt Ulrike Schöning hervor. "Für Gewerbliche sind die Interviews weniger geeignet."

Es geht nicht um die Anzahl der Bewerber, sondern um deren Qualität

Die persönlichen Gespräche im eigenen Haus sollten etwa zwei Wochen nach dem Eingang der Bewerbungen folgen, erklärt Betriebswirtin Schöning. Und wie viele Kandidaten sollte man sich dann genauer angucken? "Es geht nicht um die Anzahl", betont sie. Man lade "die Interessanten" ein. "Das kann auch nur ein einziger sein." Hat der Arbeitgeber nicht genügend Bewerbungen guter Kandidaten erhalten, müsse er seine Suchwege überprüfen: War das Medium, in dem er die Anzeige geschaltet hat, nicht das richtige? War das Inserat schlecht formuliert? Hat sich die Zielgruppe nicht angesprochen gefühlt, hat man sie gar nicht erst gefunden?

Gute Planung der Bewerbersuche sei auf jeden Fall das A und O, betont Ralf Seyfert von home of jobs - auch in kleinen Betrieben, wo das Bewerbermanagement ja eher nebenbei laufe. "Wenn es an der Planung fehlt und es darum zu einer Fehlbesetzung kommt, wird es teuer - und man fängt den ganzen Prozess wieder von vorne an."

Vor allem müsse der Bewerber ja fachlich zu einem hohen Prozentsatz passen, findet Ralf Seyfert. Gegen ein Quäntchen Intuition sei aber auch nichts einzuwenden, betont er. Wenn ein Kandidat nicht so qualifiziert ist, aber man merke, "Der will ja richtig!", könne man auch mit diesem Mitarbeiter eine gute Wahl treffen.

Lesen Sie nächste Woche: Teil 3 - Das Bewerbungsgespräch vorbereiten und erfolgreich führen

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