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Experten im Fokus

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Unternehmensberatung

Das Management für Ihr Unternehmen

Für mehr Freiraum und kreative Arbeit: Aulis Consult stellt eine erfahrene Crew zusammen, die alle Bereiche des Unternehmens-Managements meistert. „Als Entscheider haben Sie das Steuer in der Hand und bestimmen den Kurs. Überlassen Sie uns den Rest",  Thomas Heitmann, Geschäftsführer der Aulis Consult GmbH, erklärt in einem ausführlichen Gespräch mit dem Hamburger Abendblatt, worum es sich bei dem Begriff "BPO" genau handelt, wie dies den Arbeitsalltag erleichtert und die interne Effizienz steigert.

Aulis Consult als zuverlässiger Partner

„Die Aulis Consult arbeitet für Vereine, Verlage und Versender. Für Startups und für bestehende Unternehmen. Wir beraten in den Bereichen Interessentengenerierung, Kundenbetreuung, Zahlungsabwicklung, Versand und Logistik. Und diese Beratung erhalten unsere Kunden entweder als komplette Ausführung oder modular in Teilbereichen", so Herr Heitmann. "Wir beraten zudem nicht nur, wir setzen auch um. Entweder selbst oder durch Einbeziehung ausgesuchter externer Dienstleister. Das bedeutet, dass wir anders als viele andere Berater uns selbst mit einbringen, dabei auch Risiken eingehen oder uns auch selbst finanziell beteiligen.“

Thomas Heitmann, Geschäftsführer von Aulis Consult, über effizienzsteigerndes Unternehmensmanagement

Hand aufs Herz: Wie viel verstehen Sie von Ihrem Geschäft? Was für eine Frage: Natürlich alles, worauf es ankommt – sagen Sie jetzt. Doch kennen Sie alle steuerlichen Aspekte Ihres Geschäftes bis ins kleinste Detail? Oder sämtliche juristische Angelegenheiten? Selbstverständlich gibt es hierfür berufliche Spezialisten wie Steuerberater, Anwalt & Co. – schließlich werden diese dafür bezahlt. Und wie genau der Online-Shop funktioniert, ist ebenso Aufgabe des IT-Dienstleisters. Hauptsache, es funktioniert nach den gewünschten Vorgaben.

Wir als Gesellschaft haben uns daran gewöhnt, dass viele verschiedene externe Dienstleister mit speziellem Fachwissen für uns tätig sind. Und das ist auch gut so. Aufgrund der zunehmenden Komplexität und Regulierungen ist es mittlerweile nicht mehr möglich, als Generalist alle Facetten des Geschäftsablaufes lückenlos zu durchdringen und somit jedes einzelne Detail zu kennen. Internationalisierung, rasante Innovationen im Online- oder IT-Bereich, stetige Veränderungen in der Telekommunikation und eine Flut von Gesetzen sowie Vorschriften zwingen uns dazu, permanent auf der Höhe zu sein. Und das in allen Bereichen, die unser tägliches Geschäft berühren.

Ich meine: Das ist schlichtweg nicht zu schaffen! Wissenschaftliche Untersuchungen belegen dies nicht selten mit Folgen wie Burn-Out-Syndrom, Verschuldung, Geschäftsaufgabe oder Insolvenz. Ein Tag hat schließlich nur 24 Stunden, ein Arbeitstag im Schnitt 8 Stunden. Die logische Konsequenz heißt: Delegation. Daher gibt es in den größeren Unternehmen gewisse Spezialisten, die über Kompetenz und Verantwortung für ihr ebenso spezielles Sachgebiet verfügen: Bereichs- bzw. Abteilungsleiter mit mehr oder weniger genau abgegrenzten Zuständigkeitsbereichen (Abb. 1) sind die Spezialisten im Unternehmen, die über das Wissen verfügen, um ihre Bereiche in Sinne des größtmöglichen Erfolges für das Gesamtunternehmen zu führen.

In jedem Unternehmen ist die Personaldecke dünn: Jeder Chef, Vorgesetzte und Mitarbeiter ist in der Regel mit seinen Aufgaben ausgelastet. Die Zeit für notwendige Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen ist knapp bemessen und neben dem dringenden Tagesgeschäft stehen oft zusätzliche neue Projekte an. Daher gilt: Es müssen ständig Prioritäten gesetzt werden. Wer hat es nicht schon selbst erlebt, dass innovative, neue Projekte wegen Überlastung der zuständigen Fachabteilungen nicht umgesetzt werden konnten? Oder dass dies erst nach monatelanger Verschwendung von Personal- und IT-Ressourcen erfolgt ist?

Wie viel mehr gilt das erst für kleine, junge Unternehmen, die über keine Personaldecke von Spezialisten verfügen können? Wie groß mag hier der Anteil der Arbeitszeit sein, der nicht direkt zur Kerntätigkeit zählt? Der für zeitraubende vorbereitende, organisatorische, juristische und verwaltungstechnische Tätigkeiten verwendet wird. Der Zeit und Energie für das strategische und operative Handeln wegnimmt. Und – sagen wir es ehrlich – oft als belastend und als notwendiges Übel empfunden wird. Wäre es nicht wünschenswert, diese Aufgaben und Tätigkeiten an jemanden delegieren zu können, der sie im besten Sinne optimal annimmt und umsetzt?

Business Process Outsourcing (BPO): Win-Win für Dienstleister und Unternehmen

Eine Lösung bietet hier das BPO: Business Process Outsourcing. Vorweg: beim Stichwort „Outsourcing“ denken sicher viele an Dinge wie komplette IT-Auslagerung nach Indien, Produktionsverlagerung nach Osteuropa oder Asien oder mithin an eine Auslagerung von kompletten Aufbauorganisationen. Wir, das Team von Aulis Consult, meinen jedoch etwas anderes.

Das Auslagerungsunternehmen lagert vornehmlich Supportprozesse aus, die nicht wettbewerbsdifferenzierend sind, und kann sich durch diese Auslagerung auf das Hauptgeschäft konzentrieren. Erfolgreiches BPO steigert das Unternehmen so in seiner Effektivität und Effizienz und trägt somit zum geschäftlichen Erfolg bei. Zugleich werden durch die Prozessauslagerung Betriebsrisiken auf den BPO‐Dienstleister übertragen. Auf diese Weise sind die Unternehmen in der Lage, strategisch handeln zu können – ohne sich dabei operativ zu belasten. Somit werden sie schlanker und transparenter. Die ausgelagerten Supportprozesse sind für den BPO-Dienstleister das eigentliche Kerngeschäft. Er kann durch Standardisierung der eigenen Kernprozesse eine effiziente Kostenoptimierung mit einer geringen Fehlerrate erreichen. Durch optimale Auslastung der eigenen Systeme und Abläufe entstehen Skaleneffekte, die wieder Kostenvorteile für den Dienstleister darstellen. Für Auslagerungsunternehmen und Dienstleister ermöglicht sich so eine Win-Win-Situation.

Das heißt: Der BPO-Dienstleister übernimmt also die komplette operative Durchführung von Geschäftsprozessen, die er flexibler und in der Regel kostengünstiger durchführen kann, als es das eigene Unternehmen könnte. Eine weitere Entlastung besteht darin, dass das operative Risiko ausschließlich beim Dienstleister liegt. Aufgrund klarer vertraglicher Vereinbarungen sind die Kosten transparent und planbar. Der Auftraggeber hat den Kopf frei für die eigentlichen Kernaufgaben. Eine durchdachte BPO-Entscheidung macht die IST-Analyse (Abb. 2) unumgänglich, um die ausgelagerten Prozesse klar zu definieren:

Der BPO-Dienstleister übernimmt aufgrund seiner Spezialisierung auf die ausgelagerten Prozesse eine weitere wesentliche Funktion. Denn mit der Übernahme geht auch zwangsläufig eine Optimierung dieser Prozesse einher, da ein Spezialist notwendigerweise eine größere Expertise aufzuweisen hat und schon aus Eigeninteresse eine permanente Prozessoptimierung betreiben muss. Folglich ist er ein Unternehmensberater, der sich nicht nur darauf beschränkt, Lösungen aufzuzeigen, sondern diese auch selbst umsetzt und für diese Umsetzung bürgt. So wird der Dienstleister zum beratenden Partner, der den sich entwickelnden Markt ständig beobachtet.

Welche Prozesse sind aber im Sinne des BPOs auslagerungsfähig? Die Antwort ist so komplex wie einfach: Je nach Anforderung des Unternehmens können alle Bereiche ausgelagert werden, die das tägliche Kerngeschäft hemmen. Neben dem klassischen Consulting sind das die Bereiche aus:

  • Customer Relationship & Key-Account-Management: Kundenbeziehungsmanagement, Kundenpflege und Kundenmarketing; Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen; kundenspezifische Unternehmensaktivitäten, Events.
  • Informations- und Kommunikations-Management: im Gesamtunternehmen oder in einem Unternehmensbereich
  • Finance & Management Accounting: externe Rechnungslegung (Finanzbuchhaltung) und internes Rechnungswesen (Planung, Kontrolle und Koordination bewerteter Unternehmensprozesse); Analyse von Kosten- und Leistungsrechnung; Entwicklung von Controllingkonzepten
  • Human Resource Management: Entwicklung und Ordnung von Führungs- und Geschäftsprozessen; betriebswirtschaftliche Verknüpfung von Arbeit und Personal; Interaktionsprozesse, Aktion und Emotion der Mitarbeiter.
  • Interim Management: Betriebswirtschaftliches Management auf Zeit mit Ergebnisverantwortung, beispielsweise bei einem plötzlichen oder einem geplanten Ausfall eines Geschäftsführers
  • Facility Management: Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen
  • Versicherungs- und Flottenmanagement: Nötige und mögliche Versicherung für jede Unternehmung; Flottenmanagement für Mobilität
  • PR und Promotion: Effektive Maßnahmen für mehr Aufmerksamkeit, Glaubwürdigkeit; Neukunden und Verkaufsabschlüsse

Verschaffen Sie sich Freiheiten für Ihre Hauptaufgaben, indem sich ihre Partner um zeitaufwändige Aufgaben kümmern. Sie haben anderes zu tun als sich mit der Abarbeitung von Details zu befassen, Sie wollen Ergebnisse sehen. Ergebnisse, mit denen Sie 100 Prozent zufrieden sein können. Nur wer kann dieser Partner sein?

Speziell für kleinere Unternehmen bietet es sich an, sich bei der Auswahl der BPO‐Dienstleister nicht zu verzetteln. Wer für Telekommunikation, Buchhaltung und Kundenverwaltung jeweils verschiedene Dienstleister beauftragt, hat den vergleichbaren Aufwand bei der Auswahl der Dienstleister und der Kommunikation entsprechend mehrfach. Ein Ansprechpartner für alle ausgelagerten Geschäftsbereiche (Abb. 3) senkt den Aufwand auf beiden Seiten. Wohl dem, der einen solchen BPO-Partner findet, denn hiervon gibt es nicht viele.

En ausschlaggebendes Kriterium bei der Auswahl eines Partners ist die nachweisbare Kompetenz, die sich durch entsprechende Referenzen belegen lassen kann. Das A und O heißt: Kompetenz in Verbindung mit Vertrauen. Sollte der potentielle BPO-Partner nicht die gleiche Sprache sprechen oder die klar definierte Zielsetzung nicht annehmen, heißt der einfache Rat: Hände weg! Da ein seriöser BPO-Partner stets an längerfristigen Geschäftsverbindungen interessiert sein muss, wird er keinesfalls mit versteckten Kosten kommen. Daher ist die Kompetenz in Verbindung mit einer transparenten Kostenstruktur ebenso unabdingbar. Leistung und Kosten sind klar definiert – böse Überraschungen ausgeschlossen.

Herzlichen Dank für diesen interessanten Einblick!

Kontakt

Aulis Consult GmbH

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