Das Profil muss stimmen

02.10.2004, 00:00 Uhr 02.10.2004, 00:00 Uhr Bärbel Schwertfeger und Mark Hübner-Weinhold

Stellenanzeigen: Anforderungen präzise formulieren

Der Vertriebsleiter ist begeistert: Das Angebot seines Unternehmens hat den Kunden überzeugt, in zwei Monaten soll nun das neue IT-System installiert und langfristig vor Ort betreut werden. Doch dann denkt er an sein überlastetes Team: "Zwei neue Mitarbeiter müssen her!"

Nachdem er dem Personalchef seinen Bedarf geschildert hat, antwortet dieser: "Formulieren Sie mir die Stellenprofile, dann schalten wir eine Anzeige." Der Serviceleiter nickt, überlegt kurz und fragt dann: "Haben Sie nicht ein paar alte Muster für solch eine Stellenanzeige?"

So oder ähnlich verlaufen in vielen Unternehmen Vorgespräche, wenn neue Mitarbeiter gesucht werden. "Manche Stellenanzeigen lesen sich wie Relikte aus den 70er- oder 80er-Jahren. Niemand macht sich konkret Gedanken darüber, welches Profil der gewünschte Kandidat erfüllen muss. Statt dessen werden alte Anzeigen aus der Ablage gezogen und vielleicht noch etwas umformuliert", sagt Arne Maus, Geschäftsführer der Hamburger Unternehmensberatung Identity Compass International.

Der fahrlässige Umgang mit dem Anforderungsprofil koste die deutsche Wirtschaft jährlich Beträge in dreistelliger Millionenhöhe, sagt Maus. Denn: "Jede Fehlbesetzung, die mit einer Kündigung innerhalb des ersten Jahres endet, schlägt mit dem zwei- bis dreifachen Jahressalär zu Buche", bestätigt Thomas Wüllner, Partner der Outplacement-Beratung von Rundstedt & Partner in Hamburg.

Die Personalverantwortlichen sollten daher mehr Sorgfalt auf aussagefähige Anforderungsprofile verwenden. Doch die Wirklichkeit sieht oft anders aus: "Für viele Vorgesetzte ist die Erstellung eines Anforderungsprofils nur eine lästige Übung", sagt Doris Brenner, Personalberaterin in Rödermarkt. Den meisten sei gar nicht bewusst, dass das richtige Profil letztlich auch entscheidend dafür ist, ob ein Unternehmen seine Ziele erreicht, so Brenner.

Ein weiteres Problem: Viele Führungskräfte neigen dazu, das Anforderungsprofil mit einer Vielzahl formaler Qualifikationen zu spicken, auch wenn die geforderten Kenntnisse und Fähigkeiten gar nicht für die Position notwendig sind. Da werden dann zum Beispiel von einer Sekretärin verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift verlangt, obwohl sie nur zweimal pro Woche einen Anruf aus den USA durchstellen muss.

"Man grenzt die Zahl der geeigneten Bewerber unnötig ein und frustriert die Kandidaten, die diese Kenntnisse haben", warnt Brenner. So wird sich die Sekretärin, die ihre guten Englischkenntnisse gar nicht einsetzen kann, schnell wieder einen anderen Job suchen. Brenners Tipp lautet deshalb: So viel Anforderungskriterien wie nötig, so wenig wie möglich.

Das Zauberwort bei der Bewerbersuche heißt Passgenauigkeit. Das Anforderungsprofil sollte möglichst exakt beschreiben, welche Kenntnisse und Fähigkeiten der ideale Kandidat haben sollte. Was sind die zentralen Aufgaben der Stelle? Was unterscheidet einen erfolgreichen von einem nicht erfolgreichen Mitarbeiter auf der zu besetzenden Position?

Dabei sollte man nichtssagende Schlagwörter vermeiden. "Mit den Attributen ,flexibel, teamfähig, konzeptionell stark und kundenorientiert' kann ich einen Manager oder eine Sekretärin suchen", sagt Michael Paschen, Personalberater der Profil M Beratung für Human Resource Management in Remscheid. "Da fühlt sich jeder und niemand angesprochen, und keiner weiß, was genau damit gemeint ist." Daher brauche man eine konkretere Beschreibung anhand der Aufgaben. Statt von einem künftigen Außendienstmitarbeiter Kontaktfähigkeit zu fordern, formuliere man besser: "Er muss erfolgreich Kalt-Akquise betreiben können."

Abstrakte Formulierungen sind nur ein Problem. In vielen Stellenanzeigen fehlen häufig auch Aspekte wie Arbeitsstil oder Einsatzbereitschaft. Dabei scheitern viele Arbeitsverhältnisse bereits während der Probezeit genau daran. Denn was nützt der fachliche Überflieger, der aufgrund seiner Liebe zum Detail nie mit seinen Aufgaben fertig wird? Auch in puncto methodische Kompetenz gilt es daher, die Anforderungen genau zu analysieren. Muss der ideale Kandidat besonders sorgfältig arbeiten oder muss er in der Lage sein, schnelle Lösungen zu finden?

Für Personalberater Michael Paschen ist auch noch die Frage nach dem "Wollen" entscheidend. "Ich muss mir Gedanken darüber machen, welche Einstellung, Haltung und Motivation jemand mitbringen muss, damit er dauerhaft mit dem Job zufrieden ist", erklärt der Psychologe. Wer beispielweise hungrig nach mehr Verantwortung sei, brauche einen anderen Job als ein Kandidat, der zufrieden mit seinem Status quo ist und keine Karriereambitionen hat.