Etikette
Darf man ;)? Benimmregeln im E-Mail-Verkehr
Welche Anrede ist die richtige? Darf man Smileys einsetzen? Was, wenn man einen Irrläufer verschickt hat?
"Es ist schon viel besser geworden", sagt Etikette-Trainerin Bettina Geißler. Die Zeiten, in denen besonders coole Zeitgenossen in E-Mails schlichtweg alles in Kleinbuchstaben geschrieben haben, sind weitgehend vorbei. Ein Zeichen, dass der Umgang mit E-Mails inzwischen deutlich professioneller sei als noch vor ein paar Jahren. "Heute hat die Mail als Alternative zum Brief eine viel höhere Wertigkeit."
Der Klassiker ist immer noch, nicht auf die Rechtschreibung zu achten
Umso deutlicher fällt es auf, wenn Verfasser Fehler machen. Geißler: "Der Klassiker ist immer noch, nicht auf die Rechtschreibung zu achten." Was das zeigt? "Auf den Empfänger wirkt das wie mangelnde Wertschätzung", sagt die Trainerin. "Man macht sich nicht die Mühe, für ihn richtig zu schreiben."
Coach Uwe Freund kennt einen anderen Klassiker. "Wir sollten uns wegen des Projekts mal zusammensetzen", schreibt der eine. Der andere: "Ich könnte am Mittwoch." Kommt darauf vom Ersten: "Das passt mir leider nicht." Drei E-Mails, keine Entscheidung. "Mails verleiten dazu, Entscheidungen auf die lange Bank zu schieben", sagt Uwe Freund. "Ehe man sich versieht, ist eine endlose Kettenreaktion mit vielen Beteiligten ausgelöst." Bettina Geißler plädiert dafür, klare Ansagen zu machen, gerade wenn mehrere Personen im Verteiler stehen. Zum Beispiel so: "Frau Neumann, ich bitte Sie um Klärung der Frage bis Dienstagabend; Herr Schlüter, bereiten Sie bitte ein Handout fürs Mittwoch-Meeting vor."
Peinlich wird es, wenn interne Nachrichten nach außen gelangen, weil jemand ins CC gesetzt wurde, der dort nicht hineingehört. "Als das Telefax erfunden wurde, haben wir die Sorgfalt des Briefs auf das neue Medium übertragen", sagt Michael Jäckel, Professor für Soziologie an der Universität Trier. "Erst mit der E-Mail sind wir schlampig geworden."
Wie bügelt der Mitarbeiter den Fehler aus? "Weniger ist mehr", sagt Etikette-Trainerin Geißler. "Statt zigfacher Erklärungen sollte man einfach eine kurze, prägnante Entschuldigung hinterherschicken und den Empfänger bitten, den Irrläufer zu löschen."
Die Anrede ist auch ein Thema für sich. Heißt es "Sehr geehrter Herr Meier", "Hallo Herr Meier" oder gar "Lieber Herr Meier"? "Das macht jeder von der Beziehung abhängig, die er zum Angeschriebenen hat", sagt Bettina Geißler. "Sehr geehrte/r" wird vor allem dann genutzt, wenn Empfänger und Schreiber sich kaum oder nicht kennen oder der Inhalt sehr formell ist.
Als Alternative zum "Hallo" schreiben heute viele "Guten Tag"
"Hallo" wird meist unter Kollegen genutzt, ist aber nicht wenigen in der Geschäftskorrespondenz zu salopp. "Als Alternative wählen viele das 'Guten Tag'", sagt Geißler. Wenn das Fingerspitzengefühl jedoch sagt, ein "Lieber Herr Meier" sei angebracht, geht auch das, findet sie. "In der Praxis wird diese Anrede aber immer weniger verwendet, vielen ist sie doch zu persönlich."
"Die Herausforderung einer E-Mail liegt darin, weder altbacken noch albern zu klingen", sagt Business-Coach Uwe Freund. Die perfekte Geschäftsmail sei zugewandt, flott, präzise und dem Brief sehr ähnlich. Entsprechend sollte der Schreiber die Finger von den Smileys lassen. Zumindest nach Lehrbuchmeinung, wie Bettina Geißler einschränkt. Sei die Beziehung danach, etwa unter direkten Kollegen, könne man natürlich auch Smileys einsetzen. Ihre Beliebtheit ist aber zurückgegangen. "Es setzt sich die Meinung durch, dass sie eher albern und unseriös wirken."
Die Mail sollte übrigens nicht immer erste Wahl sein. Verbindliches und Vertrauliches solle in Dokumenten oder Briefen festgehalten werden, sagt Uwe Freund. Gedrucktes wirke hochwertiger als Digitales und verbreite sich nicht so schnell.
Ist Tempo gefragt, greift man wiederum besser zum Telefon. "Meist erhält man gleich Antwort, wenn man anruft", sagt Etikette-Expertin Bettina Geißler. "So können Nachfragen gestellt werden, ohne dreimal hin- und hermailen zu müssen."
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