Top im Job

Leistungsdruck im Vorzimmer steigt

31.12.2011, 07:36 Uhr 31.12.2011, 07:36 Uhr Andrea Pawlik  

Welche Qualitäten heute Sekretärinnen und Assistentinnen brauchen und was sie leisten müssen, erklärt Coach Marit Zenk.

Was eine gute Sekretärin ausmacht? "Das A und O ist es, Zusammenhänge zu verstehen", sagt Marit Zenk, die sich auf Coaching und Training von Sekretärinnen und Assistentinnen spezialisiert hat. "Wenn gerade eine Besprechung stattfindet und parallel dazu ein Schriftstück eingeht, das für den Verlauf des Gesprächs wichtig ist, dann muss die Sekretärin so weit im Thema sein, um dies zu erkennen und die Information sofort weiterzureichen."

Den Überblick zu behalten, während von allen Seiten Anforderungen an sie gestellt werden - das gehört zu den Herausforderungen einer Sekretärin. "Da hilft ein kühler Kopf", sagt die ehemalige Vorstandsassistentin. "Manager haben schon lange einen Coach an ihrer Seite, Sekretärinnen wurden bisher vernachlässigt."

Dabei steigen auch im Vorzimmer Zeit- und Leistungsdruck. Gutes Selbst-Management zu entwickeln sei darum wichtig. "Die Zeit kann man nicht managen, aber sich selbst." Es gehe also nicht darum, Aufgaben abzuarbeiten, sondern vorausschauend aktiv zu werden.

Eine gute Sekretärin muss Prioritäten setzen. Gerade wenn sie für ein ganzes Team arbeitet und nicht nur für eine Person: "In der Zusammenarbeit mit mehreren Vorgesetzten sollte man niemanden bevorzugen", sagt Office-Managerin Zenk. Prioritäten setzt sie mithilfe des "Eisenhower-Prinzips": In vier Quadranten werden demnach Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Unwichtiges und nicht Dringendes wird vernachlässigt. Unwichtiges, aber Dringendes kann delegiert werden. Wichtiges, aber nicht Dringendes wird in der Zeitplanung berücksichtigt. Und sofort erledigt wird Wichtiges und Dringendes. Zenk: "Vor allem um Aufgaben, in die andere Leute mit eingebunden sind, sollte man sich zügig kümmern, sodass der Workflow nicht allzu lange unterbrochen wird."

Eine Chefsekretärin muss heute mehr Sozialkompetenz mitbringen als die "Vorzimmerdame" zu früheren Zeiten. "In ihrer Funktion als Schnittstelle hält sie ihrem Chef nicht nur den Rücken frei, sondern nimmt auch Unstimmigkeiten innerhalb des Betriebs wahr und sorgt fürs Glätten", sagt Marit Zenk. "Dafür braucht es Empathie, Takt- und Fingerspitzengefühl." Aufgaben abzulehnen, weil man sich für sie nicht zuständig fühlt, hält Zenk für schwierig. Trotz höherer Verantwortung gehöre nach wie vor auch das Kaffeekochen zu den Aufgaben einer Sekretärin. Wer Dinge ablehnen muss, tut es möglichst charmant: "Ich würde Ihnen gern helfen, aber heute ist das zeitlich leider nicht machbar", schlägt die Trainerin als Antwort vor. Wer seinem Gegenüber freundlich begegnet, könne auf Verständnis hoffen.

Wer Karriere machen will, kommt auch im Sekretariat nicht um Weiterbildung herum - etwa zur "Internationalen Management-Assistentin" oder zur "Office Managerin". Diese Lehrgänge werden zum Beispiel vom Bundesverband Sekretariat und Büromanagement (bSb) und vom secretary management institute (SMI) angeboten. Auch das Studium "Office-Management" mit internationalem Diplom qualifiziert für mehr. Es kann zum Beispiel an der Hamburger Fremdsprachen- und Wirtschaftsschule absolviert werden.

"Fremdsprachen sind nach wie vor für die Karriere wichtig", sagt Marit Zenk, die als Deutschlands 1. Secretary Coach firmiert. Und wer noch höher hinaus als ins Sekretariat der Geschäftsführung oder des Vorstands will, beschäftigt sich intensiv mit Betriebswirtschaft. Zenk: "Dann besteht sogar die Möglichkeit, selbst auf den Chefsessel zu wechseln."