Studie

E-Mails kosten eine Stunde Arbeitszeit

08.01.2009, 00:00 Uhr 08.01.2009, 00:00 Uhr Sophie Laufer  

Rund eine Stunde braucht jeder Arbeitnehmer täglich, um seine E-Mails zu schreiben und zu beantworten. Zu diesem Ergebnis kommt eine britische Studie. Zeitverschwendung oder Arbeitserleichterung? Beim Internetunternehmen AOL gibt es sogar Befürworter für einen Email-freien Tag.

Hamburg. Rund eine Stunde braucht jeder Arbeitnehmer täglich, um seine E-Mails zu schreiben und zu beantworten. Zu diesem Ergebnis kommt das britische Kommunikationsunternehmen Expert Messaging in seinem aktuellen Bericht. Ausschlaggebend hierfür sei vor allem die mangelnde Filterung und Organisation des E-Mail-Verkehrs am Arbeitsplatz.

Dies führe in vielen Unternehmen dazu, dass die eigenen Mitarbeiter Teile ihrer Arbeitszeit verschenken würden, heißt es in dem Bericht weiter. Auch der Branchenverband Bitkom hat herausgefunden, dass die Deutschen viel Zeit mit dem E-Mail-Verkehr verbringen. Laut einer aktuellen Studie erhalten 41 Prozent der Befragten bis zu 20 berufliche E-Mails am Tag. Ein Viertel der Befragten kontrollieren sogar während der Arbeit permanent den Stand ihrer elektronischen Nachrichten.

Rund 25 Prozent fühlen sich laut Bitkom allerdings durch die häufig ankommenden Mails gestört. Deshalb wünschen sich 54 Prozent der beruflichen E-Mail-Nutzer Orientierungshilfen vom Arbeitgeber: Regeln, welche Vorgänge per E-Mail erledigt werden sollen und welche besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch.

"E-Mails sind im beruflichen Alltag eine große Erleichterung. Sie sorgen für eine hohe Transparenz im Arbeitsprozess. Ihre Bearbeitung darf aber nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen und die Gefahr besteht bei vielen Menschen", sagt Florian Koch, Bereichsleiter Digitale Medien bei der Bitkom.

Auch Harald Summa, Geschäftsführer des Verbandes der deutschen Internetwirtschaft (eco) sieht die elektronische Nachrichtenschwemme mit gemischten Gefühlen. "Einerseits gehört die elektronische Post zu unserem Arbeitsleben mittlerweile dazu, andererseits darf man sich nicht zum Sklaven dieses Kommunikationsmittels machen", so der Experte. "Der Umgang vieler mit E-Mails ist aber absolut verbesserungswürdig."

Summa bekommt jeden Tag zwischen 250 und 350 Mails. "Viele betreffen mich nicht, am Ende bleiben rund 30 übrig, die wichtig sind." Dazu werden weitere 300 Nachrichten gleich als sogenannte Spam-Mails herausgefiltert. "Um sich im Arbeitsalltag nicht zu sehr stören zu lassen, ist es deshalb sinnvoll, in den Firmen gewisse Regeln aufzustellen", so der Experte.

Beim Internetunternehmen AOL wurden deshalb vor Kurzem von den Mitarbeitern selbst vorgeschlagene Leitlinien zur E-Mail-Nutzung intern versandt: "Wir haben bereits darüber gesprochen, dass ein bewusster Umgang mit Outlook und anderen Kommunikationsmitteln sowohl das eigene Arbeitsleben als auch die Arbeitslast bei anderen erheblich reduzieren und unnötigen Stress und unnötige Ablenkung vermeiden kann. Ein simples Mittel, jedoch mit enormer Wirkung", hieß es in dem dazugehörigen Anschreiben.

Per Christiansen, Leiter der Abteilung Personal und Recht, geht sogar noch weiter. "Ich würde einen E-Mail-freien Tag unterstützen", sagt er. "Zumindest innerhalb des Unternehmens. Oft ist das persönliche Gespräch viel zielführender als E-Mail-Pingpong."