Wenn Unternehmen umziehen: Erfahrungen und Tipps von Profis

Im November 2004 war es soweit. Nach einem Jahr logistischer Vorbereitung zogen 400 Mitarbeiter des Wohnungsunternehmens Saga-GWG in ihr neues...

Im November 2004 war es soweit. Nach einem Jahr logistischer Vorbereitung zogen 400 Mitarbeiter des Wohnungsunternehmens Saga-GWG in ihr neues Gebäude am Museum der Arbeit in Barmbek um. "Die Mitarbeiter selbst hatten mit dem eigentlichen Umzug nichts zu tun", erinnert sich Alexander Große, stellvertretender Leiter des Inneren Dienstes von Saga-GWG.

"Sie mussten ihre Akten und Unterlagen in Umzugskartons packen und sie dann in den neuen Büros wieder auspacken." Den Rest habe ein Umzugsunternehmen erledigt, das durch eine Ausschreibung gefunden worden war. In 250 Lkw-Ladungen wurden an einem Wochenende gut 19 000 Kartons und die Möbel von den alten Standorten in Wandsbek und Altona nach Barmbek transportiert. "Lediglich ein Karton ist als Irrläufer versehentlich ins Archiv geraten und musste gesucht werden", erinnert sich Große.

Wenn ein Unternehmen umzieht, soll der Geschäftsablauf so wenig wie möglich gestört werden. Für den Betrieb ist es eine Ausnahmesituation, für das Umzugsunternehmen ein alltägliches Geschäft.

"Je besser die Vorbereitung, desto reibungsloser der Ablauf", sagt Jan Krupper, Leiter der Niederlassung Hamburg des Umzugsunternehmens HanseTrans. "Wir besichtigen mit Kunden die alten und neuen Büros und legen dann den Ablauf fest." Wichtig sei, dass der Kunde einen Umzugsmanager bestimme, der für die Umsetzung der einzelnen Schritte im Betrieb verantwortlich sei. "Wir geben im Gegenzug alle notwendigen Informationen, wie beispielsweise die, dass gepackte Kisten nur in den Büros gelagert werden sollten, damit die Gänge als Fluchtwege nicht versperrt werden." Die rund 45 Unternehmen, die in der "Fachvereinigung Möbelspedition, Umzugslogistik und Relocation Hamburg" (FAMÖ, www.umzug-hh.de) organisiert sind, haben sich verpflichtet, die Qualitätsstandards des Bundesverbands Möbelspedition und Logistik (www.amoe.de) einzuhalten. Einige haben sich nach der ISO-Norm 9001 zertifizieren lassen.

"Der Kunde muss sich darauf verlassen können, dass der Umzug reibungslos und ohne Beschädigungen in der vereinbarten Zeit vonstatten geht", sagt FAMÖ-Geschäftsführer Uwe Sievers. Dafür brauche man ausgebildetes Personal. "Wir beschäftigen auch Tischler, Klempner und EDV-Spezialisten. Die können bei Bedarf altes Mobiliar den neuen räumlichen Gegebenheiten anpassen." Auch die SAGA-GWG hat die Computer in den alten Büros vom Umzugsunternehmen abbauen lassen. "Im neuen Gebäude hatte dann unsere eigene IT-Abteilung alles in der Hand", so Große. Wichtig ist auch der Umgang mit sensiblen Akten wie Personalunterlagen. "Dafür haben wir Spezialcontainer, die der Kunde selbst beladen und mit einem eigenen Schloss sichern kann", so Krupper. Kunden, die mit ihren Unterlagen bis zur letzten Minute arbeiten wollten, erhielten Rollcontainer, in die sie die Akten einordnen könnten. Am Umzugstag würden sie verschlossen und könnten im neuen Büro sofort wieder benutzt werden.

Zum Umzug gehört auch, die alten Räumlichkeiten so zu hinterlassen, wie es im Mietvertrag vorgesehen ist. "Wir bieten auch die Renovierung der Räumlichkeiten an", betont Jan Krupper. Denn auch gewerbliche Mieter müssen das Büro in einem ordentlichen Zustand hinterlassen.