Die Mail-Flut eindämmen

08.05.2004, 00:00 Uhr 08.05.2004, 00:00 Uhr Christiane Siemann

Datenmüll überschwemmt Ihre Mailbox? So setzen Sie Prioritäten.

Eigentlich ist die E-Mail-Kommunikation eine hervorragende Möglichkeit, die geschäftliche Korrespondenz zu vereinfachen. Aber es zeigen sich auch immer mehr negative Auswirkungen. Am Arbeitsplatz können sich Mails regelrecht zu einem Produktivitätskiller entwickeln, weil ihre Masse nicht mehr abzuarbeiten ist. Für Führungskräfte stellt sich die Frage: Wie gelingt es, bei einem knappen Zeitbudget relevante Mails zu erkennen und sie in angemessener Frist zu bearbeiten?

Voraussetzung für einen effektiven Umgang mit Mails sind vernünftige Filterlösungen. Denn laut Umfragen sind mindestens 55 Prozent des täglichen E-Mail-Aufkommens so genannte Spams, unerwünschte Werbe-Mails. Mit der Wahl eines geeigneten Mail-Servers und entsprechenden Spamfiltern kann die Anzahl zumindest eingrenzt werden.

Je nach Größe und Art des Unternehmens werden auch professionelle E-Mail-Managementsysteme eingesetzt, die beispielsweise Anfragen nach Produkten, Öffnungszeiten, offenen Stellen und Preisen kanalisieren, sortieren und auch beantworten. Aber selbst mit dieser Software-Unterstützung ist das E-Mail-Aufkommen immer noch üppig.

"Mit zirka 50 Mails pro Tag in meiner Mailbox ist der Eingang noch überschaubar. Trotzdem muss ich natürlich auf die Schnelle selektieren, welche zuerst beantwortet wird. Die externen Mails haben Vorrang, und dann genießt natürlich der Kunde erste Priorität", sagt Geschäftsführer Klaus Sielker von der Werbeagentur Zum Goldenen Hirschen.

Ist er dienstlich unterwegs oder zu Hause, kann er auf sein digitales Postfach zugreifen. Erreichen ihn aber dringende Mails, wenn es zeitlich nicht passt, werden sie an einen Assistenten weitergeleitet, der den Absender informiert, dass eine Antwort später erfolgen wird. Außerdem legt Sielker bei Besprechungen fest, wovon er auf jeden Fall per Mail informiert werden will und welche Informationen bis zum nächsten persönlichen Gespräch Zeit haben.

In Großunternehmen ist es weitaus komplizierter, die digitale Postflut zu managen. In einem Internet-Unternehmen wie AOL gehören E-Mails "zum täglichen Brot, und zwar jede Menge davon", sagt Christoph Bauer, Vice President Finance & Administration. "Wenn der Verfasser sich an die Regeln hält, sich kurz zu fassen und Wichtiges gleich am Anfang zu benennen, kann man eine Menge dieser Mails in kurzer Zeit durcharbeiten. Das geht schneller, als gebundene Posteingangsordner durchzublättern."

Die Unternehmenskultur hat keinen geringen Einfluss auf das interne E-Mail-Aufkommen. Dass sich beispielsweise bei AOL alle duzen, vermindere den Berg an Mails, sagt Bauer: "Es gibt weniger Hemmschwellen, einmal mehr zum Telefon zu greifen, als immer gleich eine E-Mail zu schreiben."

Dr. Torsten Schwarz, Experte für E-Mail-Marketing-Consulting, empfiehlt: "Führungskräfte sollten selbst nicht so viel Mails schreiben, sondern vorleben, dass nur bestimmte Mails Sinn machen."

Und ein weiterer hilfreicher Tipp: Führungskräfte sollten die eigene E-Mail-Adresse nur an einen kleinen Verteilerkreis weitergeben.