Bei jedem Wohnortwechsel wurden die Bücher ins zuständige Amt geschickt. Die müssen nun zur Ursprungsbehörde zurück. Für die Standesbeamten ein Riesenberg Arbeit.
Jedes Ehepaar hat eins, selbst wenn einige nichts davon wissen: ein persönliches Familienbuch. Ein vom Standesamt angelegtes Register, in dem sich wichtige Fakten und Urkunden des gemeinsamen Lebens befinden. Dieser Service sorgt nun für Stau auf den Schreibtischen der etwa 70 Hamburger Standesbeamten - weil er abgeschafft wird.
Daten nach der Eheschließung
Vom 1. Januar 2009 an soll es kein offizielles Papier mehr geben, auf dem Heirat, Geburt der Kinder oder Namensänderungen komprimiert festgehalten sind. Stattdessen nur noch einzelne Urkunden in den jeweils zuständigen Ämtern und Einträge in digitalen Einzelregistern. "Bevor es so weit ist, müssen wir noch einen Riesenberg Arbeit bewältigen", sagt Peter Kurschildgen, Standesamtsleiter in Bergedorf. Der Grund: "Bislang zieht ein Familienbuch mit dem Ehepaar bei jedem Wohnortwechsel in das nächstgelegene Standesamt um. Nun sollen alle bestehenden Familienbücher vor der Einstellung in das ursprüngliche Amt zurückkehren", so Kurschildgen.
Und das sind einige: Allein in Bergedorf müssen etwa 20 000 gelagerte Register verschickt werden, ebenso viele werden zurück erwartet. "Wir müssen neben dem laufenden Betrieb eintüten, ablegen und Tausende Daten elektronisch erfassen", stöhnt Kurschildgen. Gleichzeitig arbeiten sich die Beamten in ein neues Computersystem ein, das 2009 kommen soll. Kunden müssen sich deshalb auf Wartezeiten von bis zu zwei Wochen einstellen, mitunter befindet sich das betreffende Register im großen Ablagestapel oder auf dem Postweg.
Der Mehraufwand in Bergedorf ist nur die Spitze des Eisbergs, die Lage in stärker frequentierten Standesämtern wie Hamburg Nord oder Wandsbek noch chaotischer. "Früher haben wir 100 Familienbücher im Monat bearbeitet, heute sind es mehr als 100 am Tag, sagt Wolfgang Peper, Leiter des Standesamtes Hamburg Nord. Er nimmt es gelassen. Zwar sei die Umstellung ein "Mordsverhau", denn hier müssen insgesamt etwa 35 000 Familienbücher verschickt werden und ebenso viele kommen retour. Peper sieht in der Entwicklung aber Vorteile, für beide Seiten: "Das Familienbuch ist schon lange nicht mehr zeitgemäß. Es ist wichtig, Verwaltungsarbeit auf die elektronische Datenverarbeitung vorzubereiten. Auch unsere Kunden werden davon profitieren, wenn wir ihnen schneller helfen und Urkunden per E-Mail angefordert werden können." Zudem sei das Familienbuch sowieso allzu wenig bekannt. "Viele Menschen wissen gar nicht, was das Familienbuch ist. Sie denken, hierbei handelt es sich um das Familienstammbuch. Das jedoch ist Privatsache", so Peper (siehe Kasten oben).
Mechthild Reincke, Leiterin der Abteilung Urkunden und Familienbücher im Standesamt Eimsbüttel, sieht die Situation kritischer. "Der Staat hat seinen Bürgern bisher viel abgenommen. Nun müssen sie ihre Unterlagen wieder selbst sehr gut hüten", sagt sie. Und versteht, dass die Gesetzesänderung für manch einen zur großen Umstellung wird. "Wenn etwa bei einem Rentenantrag viele persönliche Dokumente benötigt werden, ist das Familienbuch praktisch, weil hier alle Daten zusammengefasst sind." Anlass zu Sorge sieht Reincke aber nicht, "die Daten gehen ja nicht verloren, sie werden nur in Einzelregister aufgeteilt." Ihr Tipp für die zukünftige Dokumentenbeschaffung: "Im Standesamt anrufen, in dem die Trauung vollzogen wurde. Wenn das Familienbuch dort noch nicht vorliegt ist, hilft das derzeit zuständige Amt weiter."
Grund für die bundesweit geltende Serviceminderung ist eine wirtschaftliche Sparmaßnahme in Zeiten zunehmender Mobilität. Weil bislang das Familienbuch bei jedem Umzug nachgeschickt wurde, sind jährlich etwa 400 000 Exemplare quer durch Deutschland unterwegs. Dieser "äußerst kostenträchtige Berg", wie es in einer Gesetzeserläuterung heißt, soll vom kommenden Jahr an vermieden werden.
